Оливия Милтон — директор по маркетингу в компании Reply, которая создает платформу для ускорения продаж. Отвечает за стратегическое планирование, лидогенерацию, продуктовый маркетинг и внешние коммуникации.
Последние четыре года Оливия работает удаленно. Недавно она провела онлайн-лекцию «Remote work: как организовать, настроить и выжить».
Записали самое интересное.
Что плохо работает на «удаленке»
- микроменеджмент
- тотальный контроль времени, а не задач
- мониторинг вкладок браузера и открытых программ
- контроль времени обеда
Удаленная работа — это про выполнение конкретных задач. Не зацикливайтесь на процессе, ориентируйтесь на результат и давайте людям больше свободы.
Контроль демотивирует: у людей опускаются руки, когда нужно отчитываться за каждую минуту, проведенную за компьютером. Пусть сотрудники сами планируют рабочий день. Одним удобнее работать со второй половины дня и до ночи, другим — с самого утра. Это нормально. Главное, чтобы все коллеги знали, кто когда на связи.
Для этого здорово прописать рабочий график и правила поведения на «удаленке». Это позволит сотрудникам быстрее адаптироваться, а компании — предотвратить хаос.
Что помогает работать
- доверие к сотрудникам
- ответственность
- коммуникации и общение
- проактивность сотрудников
- организованность и тайм-менеджмент
Работая удаленно, как никогда важно проговаривать, что происходит. Причем важна как нисходящая коммуникация, так и восходящая.
У нас в отделе общение происходит каждый день. Мы учим сотрудников тому, что надо не только получать информацию, но и делиться ею. Рассказывать, все ли в порядке с задачей, как прогресс, есть ли какие-то трудности. Тогда всем спокойнее работать.
Я верю в схему «замкнутого круга». Как руководитель сначала даю понять сотрудникам, что доверяю их профессионализму, ответственности и способности принимать правильные решения. Это доверие порождает ответственность с их стороны. Когда сотрудник ощущает, что ему доверяют, он готов подтвердить это доверие качеством работы. И взамен получает еще больше доверия.
Как коммуницируют в Reply
Ежедневные созвоны утром внутри команд разработки.
Общий созвон внутри маркетинг-команды — раз в две недели. Коммуникации по конкретным задачам ежедневно.
Созвоны руководителей команд — раз в две недели. Или ситуативно, если возникает необходимость.
Performance review — раз в три месяца.
Созвоны стараемся проводить с видео — это создает эффект присутствия. Вы уверены, что вас слушают, и можете понять реакцию собеседника. Так со временем вырабатывается ощущение, что вы действительно пообщались, как в офисе. В этом плане онлайн здорово заменяет офлайн.
Общаясь в чатах, учитесь распознавать паттерны сообщений. Например, человек обычно пишет со смайликами или использует какие-то особые конструкции, но вдруг начинает писать по-другому. Возможно, с ним что-то не так. Такие моменты нужно улавливать и сразу уточнять, все ли в порядке.
На удаленке крайне важно неформальное общение. После разговора о задачах спрашивайте у коллег, как их дела в целом. Это помогает сгладить углы и почувствовать, что все мы люди и общаемся на близкие темы.
Для неформального общения можно создать отдельные чаты — делиться личным, шутками и ссылками на полезные материалы.
Как не затянуть неформальное общение
В Америке есть практика — small talk перед любым разговором. На какой звонок вы бы не попали — внутренний или внешний, с подрядчиком или клиентом — обязательно наткнетесь на small talk. Это неформальный разговор на общие темы. Его цель — настроиться друг на друга, поймать одну волну.
Переход от small talk к вопросу, который вы собрались обсудить, часто резкий — «Ну ладно, а теперь переходим к нашей теме». И это нормально. Люди понимают, о чем собрались говорить, а small talk чуть разрядил обстановку.
Такой подход можно использовать и в общении с командой. Главное — не затянуть неформальную беседу. В идеале одна должна длиться 2-3 минуты.
Какие инструменты используем для работы
Коммуникация с командой — Slack, Telegram
Созвоны внутри команд — Slack, Zoom, Whereby
OKR (цели, задачи, еженедельная отчетность) — Work Pass
Хранение паролей — 1Password
Почта и хранение данных — Google, Google Disk
Внутренняя документация — Slite
Отслеживание и планирование задач — Jira, Trello
Инструменты для отдела продаж
CRM система — Copper CRM
Автоматизация личных имейлов, звонков и задач — Reply
Альтернатива облачных звонков — Just Call
Бронирование времени звонков — Calendly
Чат-бот на сайте — Intercom Chatbots
Поиск контактов — LinkedIn Sales Navigator
Мониторинг контактов, которые посещают сайт — Albacross
Как продуктивно работать дома
Постарайтесь сделать ваше рабочее место максимально похожим на рабочее пространство в офисе. Для этого нужен рабочий стол и стул (желательно офисный), ноутбук и наушники — в идеале с шумоизоляцией.
Уберите лишнее с рабочего места — вас ничего не должно отвлекать.
Позаботьтесь о правильном освещении и свежем воздухе. В офисе зачастую есть система вентиляции, которая контролирует уровень кислорода. Дома вам нужно контролировать это самостоятельно — чаще проветривайте комнату, в которой работаете. Это сильно влияет на продуктивность.
Чтобы быстрее привыкнуть к новым условиям, работайте в одной локации. Когда «втянетесь», можно будет менять места, но изначально лучше работать на одном.
Договоритесь с близкими о времени, когда вас нельзя отвлекать. Или придумайте специальные знаки, сигнализирующие об этом. Например, если вы в наушниках — значит, вы очень заняты.
Умные меняют мир. Их хочется слушать и невозможно не слышать. По крайней мере, в нашем подкасте «Умных любят». Присоединяйтесь!
Попробуйте описать свой день по часам. Планируйте с вечера и придерживайтесь на протяжении дня. Фиксируйте начало и конец рабочего дня, чтобы он не растягивался на сутки. И предупреждайте коллег, когда вы на связи.
Самое важное — во всей этой домашней рутине не забывать о спорте и сне. Я каждое утро делаю зарядку, без нее мой день превращается в мучение. Во второй половине начинаю чувствовать, что мне недостаточно энергии, чтобы продолжать работать. Аналогично со сном.
Работая дома, сохраняйте прежние ритуалы.
За годы офисной жизни мозг привык, что нужно встать, собраться и поехать в офис. Только после этого он включается в рабочий процесс. Поэтому перемены приводят наш мозг в замешательство. Мы вроде дома, никуда не торопимся, значит, какая работа? Из-за этого сложно перестраиваться.
Попробуйте сохранить хотя бы часть утренних привычек — разминку, завтрак, время на себя. Так будет проще фокусироваться на работе.
