Считается, что бухгалтеры — это «канцелярские крысы», которые живут в бумажной рутине и блокируют бизнес. Конечно, все не так. Если коммуникация и процессы выстроены правильно, бухгалтерия бизнесу только помогает и защищает компанию.
Елена Ксенич — главный бухгалтер с 15+ годами опыта, организовывала налоговый и бухгалтерский учет в ОВI, Henkel и Kyivstar.
Елена рассказала, как главбух влияет на бизнес, как организовать работу с документами и что поможет пройти налоговую проверку без стресса.
Кто такой главный бухгалтер?
Главный бухгалтер — это помощник руководителя, менеджмента компании. Он отвечает за финансовую и налоговые отчетности, помогает бизнесу принимать решения, избегать рисков и штрафов.
По сути, главный бухгалтер влияет на бизнес. Большинство KPI компании базируются на данных финансовой отчетности, соответственно, зависят от того, правильно ли главный бухгалтер ее составит.
Простой пример: есть понятия CapEx и OpEx, оба касаются затрат. Одним компаниям важно соблюдать KPI по CapEx, другим — по OpEx. Иногда одну и ту же операцию можно учитывать и как CapEx, и как OpEx, зависит от того, как организованы взаимоотношения с партнером и оформлен контракт. Если вовремя не обсудить это с бухгалтерией, исправить будет невозможно — и KPI пострадает.
То есть если грамотно использовать мозги бухгалтерии, когда создаешь новый продукт или проект, можно повлиять на конечный результат.
Маленькая компания vs. корпорация — где главному бухгалтеру комфортнее?
Корпорация — структурированная организация, в которой описаны все процедуры и правила. Там главный бухгалтер точно знает круг своих задач. В крупных компаниях есть четкое понимание, что главный бухгалтер — топ-менеджер, к нему прислушиваются.
Малый бизнес чаще всего формирует бухгалтерию, потому что «положено по закону». Там редко считают, что главный бухгалтер — это такой же топ-менеджер. И поручить ему могут буквально все.
На старте карьеры работа главным бухгалтером в маленькой компании — хороший опыт. Там вы закрываете все участки, со всем разбираетесь сами, потому что больше некому. Эти навыки помогут пройти конкурс на позицию ведущего специалиста уже в корпорации.
Что такое учетная политика и как ее формировать?
Учетная политика — это документ, где фиксируются все правила, по которым компания ведет учет. Без учетной политики не имеет права работать ни одно предприятие.
В развитых странах учетная политика — это своего рода свод законов для компании, им руководствуются и пользуются. В постсоветских странах это часто документ на две странички, и делают его для галочки.
Учетная политика — это в том числе и инструкция для бухгалтера. Если она понятная и с нужным уровнем детализации, бухгалтерия всегда будет знать, как правильно выполнять ту или иную операцию.
У некоторых стандартов несколько вариантов методов учета — например, как при расчете амортизации. Компания должна определиться с каждым и занести свой выбор в учетную политику. От этого будет зависеть формат расчетов.
Без учетной политики не получится пройти аудит и проверки налоговой инспекции. Налоговый учет базируется на данных бухгалтерского учета — соответственно, при прохождении налоговой проверки грамотная учетная политика закрывает много вопросов и помогает общаться с проверяющим.
Как отследить мошенническую схему?
Есть несколько сигналов, которые могут говорить бухгалтеру о мошеннических операциях:
#1. Не сходится баланс при сверке. Любые нестыковки в цифрах с контрагентом должны вызывать вопросы.
#2. Появилась новая нестандартная операция. Всегда нужно понять, зачем она нужна и почему возникла сейчас.
#3. Работаете с благотворительными организациями, ФОП-ами, платите спонсорскую помощь. Такие операции должны проходить тщательную проверку.
#4. Закупка у партнеров с сомнительной репутацией. Если поставщик не может зарегистрировать налоговую накладную, по нему приходят запросы от налоговых органов — нужно задуматься о сотрудничестве с таким партнером.
Моя позиция — делать все превентивно: настраивать процессы так, чтобы у сотрудников не было возможности внедрить мошенническую схему. Для этого важно:
#1. Распределять обязанности. Один и тот же бухгалтер не должен делать приход от контрагента, вносить его банковские реквизиты и делать ему платежи. Иначе он, например, может перевести деньги на счет своей фирмы. А если будет три бухгалтера, вероятность мошенничества резко падает: в сговор нужно войти троим.
#2. Разграничивать права и отслеживать несанкционированный вход. Такие алгоритмы зашиваются в IT-систему. Она присылает сообщение, если алгоритмы входа нарушены, или запрещает делать определенные операции.
#3. Внедрить процедуру выбора партнеров и авторизации документов. Решение о подписании контракта не должен принимать один человек — нужно проводить тендеры и следить, чтобы не было личного интереса. Решение о закупке должно быть согласовано минимум двумя сотрудниками.
#4. Проверка поставщиков. Делать скрининг поставщиков на предмет судебных разбирательств и признаков фиктивности, проверять их финансовую отчетность, репутацию на рынке (обычно для этого выделяют отдельных специалистов).
Когда и как отдавать процессы бухгалтерии на аутсорсинг?
Считается, что есть смысл идти в бухгалтерский аутсорсинг, если у тебя не 2, а, например, 2 тыс. операций в месяц — причем однотипных. Тогда проще отдать их в обработку тем, кто занимается этим системно.
Обычно на аутсорс отдают весь процесс — например, расчет зарплаты. Но качественные услуги достаточно дорогие (часто дороже, чем содержать своих специалистов). И не всегда руководитель готов платить дороже и знать, что бухгалтерский учет ведет тот, кто ему не подчиняется.
Если отдаете часть процессов или всю бухгалтерию на аутсорс, важно:
#1. Подумать о безопасности. Уточните, в каких IT-системах будет работать внешняя команда, как у них организована безопасность и по каким каналам будет передаваться информация.
#2. Договориться о неразглашении. Все сотрудники аутсорсинговой компании должны подписать соглашение о неразглашении информации. В этом договоре важно прописать финансовые последствия и штрафные санкции за утечку информации.
#3. Утвердить детали оказания услуг. Сам процесс, документооборот, требования, учет обязательно согласовать и описать.
- Как держать финансы компании под контролем
- Где найти средства на покрытие текущих обязательств
- Как предсказывать кассовые разрывы
- Как говорить о финансах с CEO на одном языке
Какие основные правила секьюрности?
В каждой компании, вне зависимости от размера, должны быть четко прописанные процедуры: уровень конфиденциальности по типам документов и их документооборот.
Например:
- документы с низким уровнем конфиденциальности нужно маркировать и складывать в ячейки, подписанные названием отдела, к которому они относятся
- конфиденциально-чувствительные документы (кадровые, зарплатные) отдавать только в руки лично человеку или доверенным лицам и хранить в специально отведенных местах
Как не закопаться в рутине?
Есть несколько принципов, которыми я пользуюсь с начала своей карьеры.
#1. Держать стол чистым. Даже если на столе есть документы, они должны лежать в лотке или по тематическим стопкам. Этот подход еще и «освежает голову»: раскладывая бумаги, вы структурируете свои мысли.
#2. Складывать документы, с которыми сейчас не работаете, в папки-регистраторы. При этом сами папки должны быть подписаны. Иначе через неделю будете завалены тоннами документов, в которых потеряетесь.
#3. Архивировать документы. Создать архив для документов, которые уже не используются. Если компания маленькая, местом архива может быть шкаф или небольшая комната.
#4. Удалять ненужное. Когда срок хранения и проверка налоговой инспекции уже прошли и документы не нужны, утилизируйте их. Если не соблюдать этот цикл, очень скоро окажетесь под грудой нужного и ненужного.
#5. Ввести собственные правила маркировки. Например, когда я создаю таблицу в Excel, желтые ячейки у меня контрольные, а голубые — с данными, которые нужно вносить вручную. Какой файл ни откроешь, одинаковая логика. Легко понять, куда смотреть, чтобы проверить ошибки.
Такая логика и порядок должны быть и в бумажных, и в электронных документах.
Как отследить изменения в нормативах?
Главное — относиться к изменениям в нормативах как к данности и наладить процесс отслеживания:
#1. Смотреть проекты изменений. Быть заранее готовым к тому, что будут изменения в конкретных нормативах.
В Украине проекты изменений есть на сайте Верховной рады. Любые возможные изменения обсуждаются в интернете — консультационные сайты по бухгалтерскому учету отлично все отслеживают.
#2. Собирать обновления налоговых законов. Раз в неделю главный бухгалтер или сотрудники налогового отдела делают обзор всех изменений и обновлений. Если что-то касается конкретно вашей компании, изучаете подробнее.
#3. Посещать семинары и тренинги. Во многих компаниях не любят тратить на это деньги, но бухгалтерия должна идти в ногу со временем.
Бывает, что изменений очень много и не получается собрать всю информацию или изменение ввели задним числом. Тогда нужно принимать риски и оценивать их стоимость.
Например, иногда лучше сдать декларацию заведомо с ошибкой, но вовремя, чем правильную, но позже. Если сумма штрафа за ошибку миллионная, нужно суметь все пересчитать за ночь. Тут главный бухгалтер должен проявить себя менеджером и принять решение.
Как оптимизировать налоги?
Оптимизация налогов — это уменьшение базы налогообложения законным путем. Если грамотно все оформить, не нужно будет платить лишнее. И это то, что должен понимать каждый бухгалтер.
Оптимизировать налоги можно разными способами. Например:
#1. Проанализировать «неналоговые» расходы. У каждой компании есть большой список «неналоговых» расходов, по которым теряется НДС. Часто можно доказать, что такие расходы связаны с хозяйственной деятельностью.
Но многие ленятся уточнить у ответственного подразделения, зачем нужен этот расход, как он связан с компанией и какую пользу приносит. Когда появится эта информация, возможно, придется уточнить договор или составить внутренний документ. Но все это поможет начать возмещать НДС.
#2. Корректно оформить маркетинговые активности. В некоторых случаях товар лучше подарить, в других — продать за 1 грн или сформировать комплексное предложение. Тогда тоже важно документальное оформление, с которым поможет бухгалтер.
#3. Помочь правильно составить контракт. Например, НДС может возмещаться или нет, закупка может капитализироваться, а может — пойти в расходы. У этих вариантов есть свои налоговые преимущества. Бухгалтер смотрит, что выгоднее для компании.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Как подготовиться к проверке?
Мой основной лайфхак — не откладывать на потом. Уже сейчас нужно делать все так, как будто проверка завтра. Важно:
#1. Хранить все документы в порядке. Все должно быть в таком формате, в котором требует законодательство — это общедоступная информация. Первичные документы обработаны, все ведомости оформлены.
Чтобы поддерживать такую систему, нужно создать правильные процедуры внутри отдела. Закончился отчетный период — все распечатали, сложили в папки, папки отправили в архив, файлы сохранили.
#2. Знать свои права и обязанности. Главный бухгалтер должен понимать:
- Что вы обязаны показывать проверяющим, а что — нет.
- Какую документацию они имеют право просить, какую — не имеют.
- Могут ли они беседовать с кем-то, кроме вас.
- В течение какого срока вы обязаны предоставить документы.
- Что будет, если вы этого не сделаете.
- Что делать, если у вас этих документов нет.
- Когда проверяющие имеют право прийти, а когда должны уйти.
Аудиторы проверяют финансовые отчеты, на которых строятся налоговые отчеты. В рамках своих процедур аудиторы имеют право запросить и проверить любую информацию — и важно им ее предоставить.
Главный бухгалтер заинтересован в аудите — это его спокойствие. Да, это проверяющие, но они подтверждают, что финансовая отчетность компании составлена корректно. А это — доверие тех, кому предназначен отчет, к компании и работе главного бухгалтера.
Хотите получать дайджест статей?
