Trello стал неотъемлемым инструментом работы во многих компаниях. Рассказываем, как им пользоваться и за что его так любят.
Что такое Trello
Trello — это бесплатная система управления проектами по методологии канбан. Под каждый проект создается доска, на которой размещены списки, составленные из карточек.
На самой простой доске 3 списка: «Сделать», «В работе», «Сделано». Карточки переходят из одного списка в другой в зависимости от статуса.
Трелло заслужил свою популярность благодаря простоте, интуитивному дизайну, интеграции с другими инструментами для работы онлайн и удобным фичам. А еще у него широкий спектр использования — можно вести большие проекты и создавать доски для личных дел.
В каких сферах используют трелло (по рекомендации его разработчиков):
- планирование любых событий — от конференции до свадьбы
- разработка продуктов
- исследования
- рекрутинг
- планирование встреч
- создание контент-планов для блогов
- тренировки
- учеба
Доски, списки и карточки
Чтобы создать доску, зайдите на главную страничку во вкладку «Доски» и нажмите на «Создать доску».
Затем придумайте для нее название, дайте статус — приватная или публичная, выберите тему для фона — и приступайте к планированию. Приватную доску можете изменять и просматривать только вы и участники, которых вы в нее добавили. Публичная доска доступна всем в сети, но изменять ее могут лишь участники.
Trello интегрируется с сайтом Unsplash, на котором можно бесплатно и легально скачивать фотографии.
Вот как выглядят доски, созданные под отдельные процессы:
Когда новая доска готова, в ней есть стандартные списки — «Нужно сделать», «В процессе», «Готово». Количество и названия колонок можно изменить под свои потребности, а для каждого отдела компании можно создать отдельную доску.
Списки модернизируются сколько угодно — чтобы они идеально отвечали задачам проекта.
Каждая карточка настраивается индивидуально — можно прикрепить метку, добавить участников и более подробное описание, оставить комментарии. Списки, как и карточки, можно перемещать, копировать и архивировать.
Нажав кнопку «Подробности», вы увидите историю изменений каждой карточки.
Если вам нужно создать много однотипных карточек, нажмите «Шаблон», чтобы не делать это каждый раз вручную.
У карточек есть обратная сторона. Чтобы ее увидеть и редактировать, нажмите на карточку. Там есть возможность:
- писать текст
- делать списки
- переписываться
- прикреплять изображения и файлы
- назначать участников
- ставить дедлайны
Один из основных плюсов Trello в том, что для каждого таска вы можете установить сроки и поставить оповещение, и все это видно во встроенном календаре. Менять дату задачи или события можно прямо там, перетащив карточку на нужное число.
Trello и команда
Доски трелло удобно использовать для командной работы. Во-первых, каждой карточке можно присвоить участника. Так оповещение о дедлайне по этой карточке будет приходить только ему, а не всей группе, и другие не запутаются в разноцветных метках. Во-вторых, все участники команды будут видеть задачи своих коллег и понимать их загруженность.
Совет: добавляйте на карточку только одного участника. Например, если программист делает фичу для продукта, а потом ее нужно протестировать, не стоит ставить исполнителями и девелопера, и QA. Лучше создать отдельные карточки — разработка и тестирование.
Если вам нужно, чтобы не-исполнитель просмотрел карточку и отреагировал на нее, упомяните его в комментарии через @логин — как в социальных сетях.
Фишки Trello
Трелло — это продуманный инструмент, и зная все его функции, можно значительно ускорить и упростить работу.
#1. Прокрутка страницы мышкой
Если у вас много списков и они не помещаются на один экран, нажмите на фон левой кнопкой мышки — и потяните, чтобы прокрутить доску.
#2. Горячие клавиши
b — открыть меню досок
стрелочки — перейти на соседнюю карточку
j — выбрать карточку, которая находится под текущей
k — выбрать верхнюю карточку
c — заархивировать карточку
Esc — закрыть меню или отменить изменения
l — открыть меню меток
Все горячие клавиши смотрите по ссылке.
#3. Следите за исполнением задачи
Чтобы следить за процессом исполнения задачи, подпишитесь на нее.
#4. Общайтесь в комментариях
Обсуждайте задачу прямо в карточке. Это экономит время — не нужно искать почту человека или его контакт в мессенджере.
#5. Прикрепляйте ссылки в описаниях карточек
Если вы хотите дать референсы на задание, необходимые файлы или ссылки, сделайте это прямо в описании карточки. Так нужная информация не потеряется.
#6. Разные цвета для разных досок трелло
Чтобы не запутаться в досках, особенно когда проектов несколько, отмечайте их разным цветом или используйте разные темы.
#7. Ограничьте количество меток
Присвойте каждой метке значение и подумайте, сколько меток вам нужно в самом деле. Чаще всего можно обойтись двумя-тремя, например, красная — для бага, а желтая — для задач, которые повторяются.
#8. Используйте улучшения
У трелло есть плагины, которые делают работу быстрее и удобнее. Они подключаются в меню «Улучшения». С их помощью можно сделать голосование, автоматически отмечать устаревающие карточки (они становятся менее заметными), рассортировать карточки по датам.
Например, Smart Fields позволяет создавать «умные поля» в карточках — и внедрять формулы, как в Excel.
Достоинства Trello
#1. Простота и удобство.
Интерфейс Trello понятный и интуитивный. В нем легко организовать работу.
#2. Trello доступен в веб-версии, приложениях на Android и iOS.
#3. Trello интегрируется со многими популярными сервисами — Slack, Evernote, Github, Google Drive, Dropbox, OneDrive, MailChimp, Twitter и другими.
#4. Это бесплатный инструмент для планирования, который использует модель фримиум — дает полный функционал, а за подписку — дополнительные возможности.
Подписка на расширенный функционал стоит $5 в месяц или $3,75, если сразу оплатить годичный план ($45).
Еще есть Trello Business Class. Он предлагает:
- организовывать и объединять доски в коллекции
- просматривать командную активность на досках
- сортировать по недавно активным, по количеству участников, по количеству звездочек или по алфавиту
- назначать администраторов для управления настройками конфиденциальности
- деактивировать бывших участников, не теряя истории их работы
- добавлять участников из своего аккаунта Google Apps
- интегрировать приложения прямо в доски
- экспортировать все данные и историю своей команды одним щелчком мыши
- ограничить видимость доски
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Идеи для использования Trello
#1. Полноценный контент-план по дням недели. Создайте по списку на каждый день недели, одна карточка в списке — один пост/рассылка.
#2. Планирование путешествия. Списки «Билеты», «Документы», «Одежда», «Страховка» и другие помогут ничего не забыть, особенно в поездках на несколько человек.
#3. Обучение. В Trello удобно контролировать выполнение домашних заданий, давать ссылки на конспекты и презентации, планировать график учебы.
Хотите получать дайджест статей?
