Внедрение управленческого учета начинается с отчета о движении денежных средств (ДДС). Он показывает, сколько денег должно быть у бизнеса, откуда они пришли и куда ушли. Но эту функцию ДДС выполняет, если формируется в ежедневном режиме. Другие отчеты — о прибылях и убытках и управленческий баланс — достаточно заполнять по итогу месяца, используя ДДС как базу. Именно поэтому начинать внедрение учета нужно с него.
Как формировать отчет ДДС — разбираемся вместе с Ингой Аблизиной, финансовым директором на аутсорсе из «Нескучных финансов». Компания ведет управленческий учет для более 100 клиентов из Украины, России, Казахстана, Беларуси и Чехии.
Что отражает отчет ДДС
Каждый день компания совершает финансовые операции: вчера оплатили аренду, сегодня перевели зарплату сотрудникам, завтра от клиента зайдет предоплата за партию товара. За неделю, а тем более месяц, таких операций может быть десятки, сотни, а то и тысячи. Отчет ДДС помогает свести эти данные в одну таблицу в режиме реального времени.
Распространенная ситуация — за месяц компания получила несколько крупных платежей. Собственник думает, что на 30 число у него должно быть много денег. А остаток на счете оказывается гораздо меньше ожидаемого. Владелец бизнеса начинает разбираться, поднимает отчет ДДС и видит: на прошлой неделе погасили кредит за оборудование, а вчера оплатили крупную партию товара. Еще и штраф от налоговой на днях прилетел.
Уже понятно, что дивидендов получится вывести меньше, чем планировалось. А с самой ситуацией, когда деньги расходятся, нужно что-то делать. Например, оптимизировать траты, прогнозировать доходы/расходы наперед, чтобы средств на все хватало, и быть построже с бухгалтерией, которая подводит компанию под штрафы.
Инга:
«Первый отчет ДДС может стать для собственников неприятным сюрпризом.
Типичные истории — остаток по операционной деятельности отрицательный (то есть бизнес потратил больше, чем заработал), “по чуть-чуть” выбрали в виде дивидендов будущую прибыль за несколько месяцев вперед, а расходы на содержание офиса превзошли мыслимые пределы.
Отчет ДДС показывает, что происходит с деньгами бизнеса, отражает, сколько средств пришло и ушло по трем направлениям деятельности — операционной, финансовой и инвестиционной.
- Операционная — все, что касается действий, которые приносят компании прибыль. Положительный остаток по этой деятельности в конце периода — показатель финансового здоровья бизнеса.
- Финансовая — кредиты, выплаты по ним и дивиденды.
- Инвестиционная — затраты компании на приобретение активов и доходы от их использования. Если бизнес привлекает инвестиции со стороны, эти поступления и выплаты вкладчикам отражаются в ДДС как инвестиционная деятельность. А грамотный потенциальный вкладчик обязательно захочет посмотреть отчет ДДС, чтобы знать, как компания умеет не только зарабатывать, но и тратить.
Кроме того, отчет ДДС помогает выявить воровство или чрезмерные расходы.
Недавний кейс: курьеры интернет-магазина клали в карман часть денег, которые получали наличными, а списывали, якобы клиенты оплатили картой. Пока в финансах компании царил бардак, о воровстве никто не знал. Как только собрали первый отчет ДДС, стало ясно, где не сходится “дебет с кредитом”. Достаточно было обязать складской персонал контролировать суммы, принимая деньги от курьеров, и уволить работника, который попался на очередной попытке присвоить часть выручки»
Как формировать отчет ДДС
Начинать сбор отчета ДДС нужно со списка статей — это виды дохода или расхода. Как вариант: реализация товара — статья дохода, оплата аренды — расхода.
Инга:
«На этапе формирования статей ДДС учитывайте их количество. Оптимальное число, чтобы не запутаться, — 25–30.
Не обязательно выносить в отдельную статью каждую трату или поступление. Достаточно объединить несколько по общему признаку. Например, аренду офиса и коммунальные платежи отнести к статье “Аренда”, картриджи и бумагу для оргтехники, воду для кулера, кофе, чай, плюшки — к “Офисным расходам”.
Если со временем решите, что определенных расходов вдруг стало слишком много, всегда можно детализировать и сгруппировать отдельные траты.
На этапе внедрения и сразу после него есть смысл анализировать ДДС еженедельно. Затем достаточно раз в месяц — вместе с другими отчетами.
При выборе названий статей для отчета ДДС лучше избегать имен и фамилий контрагентов. Сегодня указали поставщика, как в записной книжке телефона, — “Федя мука” или “Маша молоко”, — а завтра бизнес Феди или Маши вырастет в агрохолдинг. Лучше сразу выбирать варианты на годы вперед».
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Откуда брать данные для отчета ДДС
Инга:
«Основные источники сведений для ДДС — банковская выписка по счету и форма отчетности кассира, если вы работаете с наличными. Обычно ее разрабатывает финансовый менеджер.
Основная информация, которую должна содержать эта форма:
— сколько денег было в кассе на начало дня
— сколько поступило на конец дня
— на какую сумму продано товара
— сколько внесено наличными
— сколько было оплат по банковской карте
В отчете ДДС все деньги разносятся по кошелькам — это места, где находятся средства компании: расчетный счет, касса, кошельки в различных электронных платежных системах, если работаете с ними.
В шаблонах отчета ДДС, которые доступны в интернете, для кошельков предусмотрен отдельный лист. Он показывает, сколько сейчас денег у компании и где они лежат: столько-то на счете, а в кассе — столько-то. А строка о каждой операции отражает ее дату, сколько денег пришло или ушло, из какого кошелька, по какой статье дохода или расхода и к какой деятельности компании эта статья относится.
Например: “15.06.2021, $5000, расчетный счет, закупка товара, операционная деятельность”».
Зачем следить за сроками сбора отчета ДДС
Инга:
«Перспектива введения управленческого учета зависит от умения собственника настоять на своем. И этап внедрения ДДС — самое время это качество проявить.
Должно действовать жесткое правило — к 19:00 текущего дня или к 10:00 завтрашнего все финансовые операции за сегодня должны быть в отчете ДДС, ответственный такой-то.
За то, чтобы сведения в срок попадали в ДДС, обычно отвечает финансовый менеджер. А если его нет, бухгалтер. Бывает и так, что этого специалиста в компании нет, а с первичной документацией по бухгалтерии приходится работать финменеджеру. Все зависит от конкретного бизнеса.
Ведение ДДС по принципу “как получится” лишает процесс смысла. Отчет не будет давать точной информации, сколько у компании денег и где они. А если вы отладите процесс формирования ДДС до автоматизма (потратили/получили деньги — отразили в отчете), то сможете внедрить и остальные инструменты управленческого учета».
Хотите получать дайджест статей?
