Управленческий учет стоит на трех китах — отчетах о движении денежных средств (ДДС), о прибылях и убытках (ОПиУ) и управленческом балансе.
Отчет о прибылях и убытках отвечает на главный вопрос собственника — способен ли бизнес генерировать прибыль.
Зачем нужен ОПиУ и как его внедрять, рассказывает финансовый директор на аутсорсе из «Нескучных финансов» Инга Аблизина. Консалт-бюро помогает с управленческим учетом более чем сотне компаний из Украины, России, Казахстана, Беларуси и Чехии.
Зачем нужен ОПиУ
Инга:
«Основной вопрос, на который отвечает ОПиУ, — сколько зарабатывает бизнес. Но есть и несколько промежуточных показателей.
ОПиУ не только демонстрирует соотношение доходов (выручки) и расходов, но еще позволяет проанализировать структуру затрат: как прямые расходы соотносятся с косвенными, постоянные, — с переменными, а производственные — с административными.
Прямые расходы — те, что можно привязать к направлению бизнеса или торговой точке, например, аренда помещения под магазин. Косвенные — которые привязать нельзя, к примеру, аренда офиса. Постоянные расходы компания несет безотносительно к выручке, даже когда она равна нулю. Переменные варьируются вслед за выручкой (если ее нет — не будет и переменных расходов).
На основе ОПиУ рассчитываются рентабельность бизнеса и точка безубыточности.
Чем выше рентабельность, тем больше удельный вес прибыли в выручке, то есть тем лучше.
Точка безубыточности — это своего рода ватерлиния бизнеса. Так называется выручка, которую компания должна получить, чтобы отбить все расходы и выйти в ноль.
Считается этот показатель не только в денежном, но и в натуральном выражении — сколько бизнесу нужно продать за месяц, чтобы получить такую выручку. А все, что будет реализовано сверх этого рубежа, начнет формировать прибыль.
Ну а главный показатель ОПиУ — чистая прибыль, которую принято называть финансовым результатом. Это основной параметр эффективности бизнеса. Есть чистая прибыль — он эффективен, нет — увы.
Но нулевой или отрицательный финансовый результат — повод не отчаиваться, а задуматься, почему так происходит и где компания генерирует убытки. И на основе анализа принять решение — либо выяснить, как исправить ситуацию, либо вовсе закрыть бизнес. Чем раньше собственник поймет, что положение безнадежно, тем легче будут последствия.
Впрочем, чаще бывает более оптимистичный расклад. Владелец поначалу не знает, прибыльный ли его бизнес, и, собрав первый ОПиУ, убеждается, что это так. А прибыль можно увеличить».
Чем ОПиУ отличается от других отчетов
В отличие от ДДС и управленческого баланса, которые дают картину в режиме реального времени, ОПиУ местами носит виртуальный характер.
Инга:
«В ОПиУ операции отражаются по отгрузке или начислению. Например, продали товар с отсрочкой платежа. Он уже ушел покупателю, а оплачен будет только в следующем месяце. Но в ОПиУ мы отражаем стоимость отгруженной партии, как будто деньги уже получили.
И наоборот, в конце июня приняли предоплату клиента за товар, который отгрузим в начале июля. В ОПиУ за июнь мы эту сумму не отражаем. А вот когда в июле отгрузим товар, тогда и включим стоимость всей партии в июльский ОПиУ.
Возьмем другой пример. По итогам июня мы начислили зарплату. Выплатим ее только в июле, но в ОПиУ за июнь учитываем, как будто эту сумму уже потратили.
В ОПиУ мы не отражаем поступление и погашение кредитов и займов, в этот отчет попадают только проценты, которые мы переплачиваем за пользование кредитом. Они уменьшают чистую прибыль. Взятые займы не отражаются на нашей выручке.
Аналогично обстоит дело с инвестиционной деятельностью. Если мы дали кому-то свободные средства в долг под проценты и что-то на этом заработали, связанное с этим движение денег — выдача и возврат займа — в ОПиУ не учитывается. А вот заработанное от процентов необходимо учесть как доход, который получили вне операционной деятельности бизнеса.
Не нужно отражать в ОПиУ и НДС, если компания с ним работает. Этот налог косвенный и устроен по-особенному: бизнес, по сути, только транслирует его через себя государству, поэтому принято очищать и выручку, и расходы от НДС».
Курсы по теме:
Как внедрять ОПиУ
Инга:
«Первое, что нужно сделать перед внедрением ОПиУ, — обозначить для себя центры поступления выручки. Это могут быть торговые точки или направления бизнеса, если их несколько.
Например, у нас сеть магазинов сладостей. Каждый из них — центр выручки. Так мы их и отражаем в отчете: магазин «Сладкоежка», магазин «Лакомка», магазин «Сластена» — каждый отдельной строкой в разделе «Выручка».
Или мы владеем автосервисом, при нем же у нас автомойка и магазин запчастей — это три направления бизнеса.
По торговым точкам или направлениям разделяем прямые расходы. Так нужно делать, чтобы оценивать и сравнивать прибыльность каждого центра поступления выручки.
Наш клиент владел сетью магазинов спортивной экипировки для единоборств. Каждый вид спорта — отдельная точка. Когда посчитал прибыль по всем магазинам, понял, что среди них два убыточных, которые тянут общий результат вниз. Собственник закрыл их и сосредоточил усилия на оставшихся. Чистая прибыль выросла в первый же месяц.
В основе структуры ОПиУ лежат статьи доходов и расходов. Их можно взять из отчета о движении денежных средств. Но только те, которые касаются операционной деятельности, кроме авансов от клиентов — в ОПиУ они не отражаются.
Не место в ОПиУ и статьям из отчета ДДС по инвестиционной и финансовой деятельности. А вот статьи «Амортизация основных средств» (если есть транспорт или оборудование), «Налоги» и «Проценты по кредитам» нужно добавить. Налоги, амортизация и проценты по кредитам составляют разницу между операционной и чистой прибылью.
Затем делим расходы на прямые, косвенные, постоянные, переменные, производственные, административные, коммерческие.
Следующий этап — формирование инструментов, которые называются операционными таблицами. В них на протяжении месяца вносятся доходы и расходы, которые потом будут перенесены в ОПиУ и не отражены в отчете ДДС.
Приведу несколько самых популярных операционных таблиц для ОПиУ:
«Лист учета сделок» — в этой таблице расписывается каждая сделка: выручка, переменные расходы (закупочная стоимость товара, проценты продажникам и т. д.), и вычисляется маржинальный доход по формуле:
Этот отчет нам пригодится не только для сбора ОПиУ, но и в том случае, если понадобится проанализировать отдачу по конкретной сделке.
«Зарплатная ведомость» — здесь расписываются все параметры начисления зарплаты. Пригодится также, если возникнет потребность проанализировать зарплатную политику. В ОПиУ отражаем общую сумму зарплат со всеми начислениями на них и налогами.
«Учет основных средств» — если у нас есть дорогостоящее имущество, которое используется больше года, например, транспорт, оборудование для производства, офисная техника, считаем и отражаем в ОПиУ его амортизацию.
«Учет финансовой деятельности» — для ОПиУ здесь интересны платежи по кредитам и уплачиваемые проценты. Проценты в ОПиУ вносятся, выплаты основной суммы долга — нет. В таблице отражаются также остаток задолженности перед банками, другими кредиторами и выплата дивидендов.
«Учет налогов» — в таблице отражается все, что касается налоговых обязательств перед государством, в ОПиУ идет сумма налога по итогам месяца или другого анализируемого периода.
Часть данных берется из отчета ДДС. Например, если мы в начале июня оплатили аренду за июнь, а в середине месяца рассчитались за консультацию юриста, эти расходы можно включать в ОПиУ за июнь на основе данных июньского ДДС.
Теперь у нас есть все для работы над первым ОПиУ. Операционные таблицы должны заполняться ежедневно по мере необходимости. ОПиУ достаточно составить один раз по завершении месяца.
Остается следить, чтобы эти сроки соблюдались, а себе на начало следующего месяца запланировать время для анализа отчетов и принятия управленческих решений».
Хотите получать дайджест статей?
