Зачем вручную вбивать данные в Excel, если можно автоматизировать рутину. Учет станет быстрее и качественнее, у команды появится время на более сложные задачи, а у руководителя — точные данные для принятия решений.
У Валентина Воробьева — 20-летний опыт в финансовой сфере. Он работал финдиректором сети автозаправочных станций UPG, автоматизировал и настроил финансы в «Будинок Іграшок», «Нова Пошта Україна», внедрил 1С в «Билайне», когда компания заходила в Украину, автоматизировал раздельный учет затрат в Vodafone (программа SAP).
Нам Валентин рассказал, как спланировать проект автоматизации учета, выбрать нужное ПО и собрать эффективную команду внедрения.
#1. Включите автоматизацию в стратегию
Планируйте автоматизацию уже на этапе создания компании, с учетом стратегии развития и масштабирования.
Часто на старте бизнесы покупают простые программы для текущих задач (например, «BAS Бухгалтерия»). Но компания растет, увеличивается число сотрудников, усложняются процессы. И приходится «переезжать» на другое ПО, поскольку решение не справляется с новыми задачами: бюджетированием, казначейством, раздельным управленческим и бухгалтерским учетом.
#2. Подберите ПО
Выбирайте программное обеспечение исходя из задач. Если необходимо полноценное управление производственным процессом — нужна ERP-система.
Универсальное решение для автоматизации в малом и среднем бизнесе — продукт 1С (сейчас контур называется BAS ERP). Эта система разделена на блоки — можно выбрать специализированный для производственного предприятия, аграрной компании, ритейла, сферы услуг и даже ФЛП.
Большой бизнес может рассмотреть такие решения, как SAP или Axapta.
В Украине существуют компании, позиционирующие себя как интеграторы SAP (чаще всего речь идет об упрощенной версии — SAP B1, но есть и масштабные решения). Бюджет таких проектов в разы больше, чем на внедрение того же BAS ERP. Отмечу, что SAP, Axapta и любые решения на базе Oracle не подходят для задач регламентированного локального учета.
Если планируете запустить интернет-магазин, выбирайте ПО, соответствующее этой цели (хорошие продукты есть у BAS и Битрикс 24).
Обратите внимание, включает ли решение:
- интеграцию магазина с современными инструментами электронной коммерции (например, средствами оплаты онлайн)
- обмен данными с вашей учетной системой
- CRM
- инструменты автоматического учета лидов
#3. Проведите предпроектное исследование
Такая подготовка нужна, если вы впервые решили автоматизировать учет или «переезжаете» на новое ПО. Не пишите отчет по типовому шаблону, где указана необходимость абстрактных опций, — это неэффективно. Исследуйте потребности, подготовьте уникальный отчет под конкретный проект.
На выходе должно быть понятно:
- какие задачи будут закрыты типовыми решениями программного продукта (например, сбор, обработка и систематизация данных, создание отчетности, формирование информационной базы для планирования и контроля планов бизнеса)
- какие изменения необходимо внести в систему под конкретные задачи (так, в ритейле важно отслеживать оборачиваемость товара, вести учет материальной ответственности за товары, выявлять залежалые и неходовые продукты)
Это поможет сформулировать конечный результат и составить бюджет внедрения.
Перед запуском проекта автоматизации нужно иметь базу: описать бизнес-процессы, разработать формы отчетности. По моему опыту, «обкатывать» их лучше сначала в понятном и простом Excel — а потом переходить к более сложным, но эффективным решениям.
Например, когда мы готовились к переезду на новый продукт учета в «Новой Почте», провели системное предпроектное исследование совместно с компанией «Коламбус». Оно продлилось 3 месяца, а сам проект внедрения — 1 год. В проектную группу вошли 16 специалистов, которых разбили на 4 подразделения: продажи, логистика, финансы и склад. На первом этапе было описано более 40 процессов — как есть и как будет. Именно это помогло успешно переехать на новое ПО большому бизнесу со сложной структурой.
Даже когда вы делаете доработки существующего ПО — составьте план и разбейте его на этапы. Я руководил проектом запуска кассовых аппаратов в той же «Новой Почте» — это 3200 отделений, не менее 6400 человек плюс терминалы. Все процессы нужно организовать, всех сотрудников обучить. Разработать и внедрить ПО, убедиться, что оно работает правильно, — ведь любая ошибка в кассовой дисциплине способна вылиться в миллионные штрафы. В результате теперь вы приходите в отделения и можете провести оплату картой, там стоят РРО (кассовые терминалы).
#4. Определите подход
Есть несколько подходов к реализации проектов:
- Agile
- Waterfall
- Kanban
При любом из них разбейте задачу на этапы и сроки. Проводите еженедельные статус-митинги в рамках проекта автоматизации: фиксируйте вопросы, которые не позволяют двигаться дальше, и оперативно их решайте.
#5. Оцените бюджет
Грамотный подбор ПО и команды внедрения помогает сэкономить до 50% стоимости проекта.
Если вы хотите автоматизировать систему учета в компании, нужен бюджет от $8 тыс. за проект. А сложные решения для корпораций (например, поддержка SAP) — от $300 тыс. в год.
Не верьте рекламе в стиле «Автоматизируем ваш бизнес за 2 недели и $2 тыс.» Иногда IТ-провайдеры занижают стоимость проекта, но «подсаживают» компанию на дорогую поддержку. После качественного внедрения она должна быть минимальной.
Обратите внимание: «1С: Управление производственным предприятием» и «1С: Управление торговым предприятием» планирует отключить бесплатные обновления и полностью сконцентрироваться на BAS. То есть продукты 1С будут уходить в историю и постепенно заменяться на решения BAS (как это когда-то было с 1С7).
#6. Обеспечьте IT-сопровождение
Если проектную команду со стороны внедрения не раздувать, а подключить нескольких профессионалов — вы сократите бюджет в разы.
При внедрении автоматизации для клиентов-компаний я подбираю в команду IT-специалистов с опытом реализации подобных проектов, желательно в аналогичных отраслях. Например, кандидаты, которые занимались такими задачами в сфере услуг, обычно плохо ориентируются в специфике ритейла, где критична оборачиваемость товара.
IT-команда и рабочая группа со стороны бизнеса (из разных функций — финансов, логистики, HR) должны консультировать внешних специалистов. Иначе велик риск, что подрядчики «сломают» систему и скажут: «Как вы ТЗ поставили — так мы и реализовали».
Перед запуском проекта сформируйте правильное техническое задание. ТЗ дает четкое представление об интерфейсе и бизнес-логике работы функционала, исключая разные трактовки.
Например, вы попросили IT сделать платежный календарь. Они сделали — но оказывается, нужно, чтобы он был по дням, а не по неделям, или по статьям движения денег, а не по контрагентам, в валюте вашей страны, а не в долларах. Помочь клиенту сформировать ТЗ, понятное «технарям», может бизнес-аналитик (если он есть в команде исполнителя). И только после того, как компания утвердила ТЗ, а обе стороны понимают задачи одинаково — можно приступать к реализации.
Если на этапе тестирования вы постоянно сталкиваетесь с ошибками системы, лучше найти других подрядчиков.
Привязываться к географии при выборе команды для внедрения не обязательно — например, мы реализовали много проектов не только в Украине, но и в Казахстане, Беларуси. Коммуникации, обучение и сопровождение легко обеспечить онлайн.
#7. Обучите сотрудников
Иногда автоматизация сокращает количество персонала, который выполнял эти функции «вручную», но не всегда. Если вы переходите на новое ПО — количество сотрудников не меняется, но им необходима переквалификация, чтобы выполнять более сложные и нужные для бизнеса задачи (по анализу, подготовке достоверных отчетов и бизнес-планированию).
Когда я обучаю автоматизации компании клиентов, рассказываю об азах финансов, как составлять и работать с формами отчетности, даю инструкции по использованию новой системы. В рамках такого подхода многие бухгалтера выросли до финансовых контролеров или финдиректоров, поскольку получили более высокие навыки.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Следуйте плану автоматизации. Не допускайте, чтобы «переезд» или запуск новой системы превратился в «ремонт» прежней. Так бывает, если обе системы начинают работать параллельно или если неверно расставлены приоритеты и план проекта.
При переезде на другое ПО важно быстро запустить, дорабатывать новую систему и «потушить» старую. Это самый сложный этап.
#8. Настройте дашборд
Автоматизация помогает создать понятный и простой дашборд для руководителей. На нем, как на приборной панели автомобиля, удобно отслеживать основные финансовые показатели бизнеса. На практике это BI-панель с ключевыми отчетами. Для каждого из них есть свое время, когда данные можно считать достоверными.
Такой дашборд позволяет руководителям принимать управленческие решения. Например, в программах учета есть справочники договоров с указанными сроками действия. И если казначей хочет провести оплату заявки на движение денег, но срок договора истек, — система не дает этого сделать. Когда превышен лимит бюджета статьи, программа также блокирует оплату или запускает ее по другому пути согласования.
Когда учет ведется в Excel, его данным сложно доверять: они могут меняться ретроспективно, есть высокий риск ошибок из-за человеческого фактора. Программы превращают первичные данные, которые вводят пользователи, в диаграммы и графики, а также налаживают контроль.
В ПО можно настраивать рабочие столы, например, для менеджеров по продажам. Они знают, на чем сделать акцент, каким клиентам звонить, поскольку программа каждый день дает подсказки. Например:
- какой партнер имеет дебиторскую задолженность (пора напомнить о платеже)
- у каких товаров истекает срок годности (нужно продать в первую очередь)
Также программы помогают составлять календарь закупок — исходя из сроков производства, доставки товара, растаможки и, например, оборачиваемости в ритейле.
Хотите получать дайджест статей?
