По данным исследователей из Гарвардского университета, одновременно человек может держать в голове не более 7 задач, а работать — с еще меньшим количеством.
Постоянная бомбардировка новой информацией означает, что предыдущие планы, решения и сопутствующие данные часто забываются или игнорируются. Выбраться из-под завала горящих дел и просроченных задач поможет система GTD.
Разбираемся, как можно применять ее с пользой для вашей продуктивности.
Что такое GTD
Система GTD (Getting Things Done) — это методика управления задачами и жизнью в целом. Это словосочетание зачастую переводят как «привести дела в порядок», однако точнее было бы «довести до конца».
Основоположником этого метода считается Дэвид Аллен. В 2001 году он опубликовал книгу «Как привести дела в порядок», в которой собрал техники, помогающие автоматизировать рутину.
По мнению Аллена, именно неразрешенные или нарушенные обязательства перед собой или другими — основной источник стресса, негатива и выгорания. Груз дедлайнов и пропущенные задачи переносятся тяжелее, чем осознание объема работы, который мы должны выполнить.
Методология GTD помогает:
- осознать обязательства: найти проблему или задачу
- подобрать способы их выполнения: определить, что нужно сделать, чтобы считать задачу завершенной
- не забыть: создать систему напоминаний, когда определите порядок и схему действий
«Ваше сознание предназначено для создания идей, а не для их хранения», — Дэвид Аллен.
Как это работает
Франсис Хайлиген и Клемен Видаль, исследователи из Брюссельского свободного университета, в 2008 году впервые научно обосновали теорию GTD и ее ключевые принципы в своем эссе Getting Things Done: The Science behind Stress-Free Productivity.
Ученые считают, что основной смысл применения GTD — это возможность спокойно справляться с интенсивным рабочим процессом. Главный принцип методики — выбросить все, что вас беспокоит, в надежную внешнюю память (файловую систему), чтобы сосредоточиться на том, что действительно нужно делать сейчас. Для этого GTD предоставляет инструменты, организованные вокруг центральной блок-схемы:
Ответив на вопросы диаграммы, вы сможете отсортировать задачи, составить список и очередность по следующему принципу:
- если дело занимает не более 2 минут, «закройте» его сразу
- если на выполнение работы нужно больше времени, стоит долгосрочно разбить ее на несколько этапов
- когда провести декомпозицию невозможно, есть два варианта развития событий: делегировать либо отложить (такие задачи можно заносить в календарь, если они привязаны к дате, или в лист ожидания)
Простой список напоминаний может выглядеть так:
Следующие действия
- купить подарок на юбилей коллеги
- позвонить в бухгалтерию насчет нового контракта
План проекта: путешествие в Рим
- забронировать отель
- поменять деньги
- составить маршрут / договориться с гидом
Календарь:
20 сентября: ДР коллеги
1 октября: начало отпуска, вылет
Лист ожидания:
- забронировать столик в ресторане в Риме
6 советов, которые помогут разгрузить голову и начать жить
#1. Используйте внешнюю память
Базовый принцип GTD — переносить все, что требует нашего внимания, куда-нибудь за пределы головы (блокнот, смартфон, компьютер и т. д.). Это связано с тем, что краткосрочная память имеет ограничения по вместительности (возвращаемся к теории 7 вещей Миллера), а хранение данных переполняет мозг и истощает нейроны.
Хайлиген и Видаль считают, что мозг полагается на свою долговременную память, которая может сберегать миллионы фактов и быстро распознавать закономерности входящей информации. А они, в свою очередь, становятся раздражителями и вызывают реакцию или побуждение что-то сделать.
В отличие от компьютерной программы, структура нейронной сети мозга очень хорошо распознает шаблоны, связывает их с соответствующими действиями и сохраняет ассоциации в долговременной памяти. Однако из-за того, что разные паттерны, активированные нейронами, сбивают друг друга, мозгу сложно одновременно держать в уме несколько таких ассоциаций. Более того, как мыслительная, так и физиологическая активность быстро затухают из-за «перенагрузки» нейронов.
Когда мы используем внешнюю память, то получаем уверенность, что всегда сможем восстановить всю помещенную туда информацию. Таким образом уменьшается стресс, который связан с необходимостью постоянно держать все в голове, а паттерны и ассоциации не смешиваются.
Даже самое маленькое и незначительное дело нужно записывать, если вы не занимаетесь им прямо сейчас.
#2. Формулируйте задачи так, чтобы сразу начинать действовать
При просмотре внешней памяти мозг заставляет нейроны восстанавливать шаблоны и образы, которые стоят за каждым действием. Чтобы облегчить ему работу, составляйте свои записи так, чтобы легко вспомнить, что вы имели в виду.
Когда формулировка неточная, мозгу приходится снова приложить большие усилия, чтобы понять, обработать информацию — и достать ассоциацию из глубин памяти. Если вы подумаете «наперед» и составите список дел максимально понятно, определить следующий шаг будет легче. Усилия, уровень стресса, а также шансы отвлечься и забыться будут значительно меньше.
Обозначайте все свои задачи и действия так, чтобы сразу было понятно, что и как нужно сделать.
#3. Учитывайте контексты
По методологии GTD, силы, потраченные на выполнение запланированного, тесно связаны с контекстом и обстоятельствами в конкретное время и в определенном месте.
Любая задача будет выполнена лучше, когда у человека есть все необходимые физические и ментальные ресурсы. Если же обстоятельства активно складываются против реализации каких-то планов, стоит пересмотреть задуманное с учетом текущих контекстов. Это же касается и случаев, когда человек слишком истощен ментально, чтобы выполнять какую-либо работу — действие через силу приведет к меньшему КПД.
Оценивайте соразмерность вложенных усилий и качества работы. В некоторых случаях лучше отложить задачу, чем выполнить ее в срок, но плохо.
#4. Будьте гибкими: это важнее, чем жесткое планирование
Одно из основных отличий системы GTD от других методов тайм-менеджмента — отсутствие жесткой привязки к приоритетам, этапам и дедлайнам.
Считается, что негибкие рамки — контрпродуктивны и требуют серьезных психологических усилий. Поэтому в случаях, когда речь идет о несложных ежедневных задачах, от жесткого планирования стоит отказаться. Несколько простых напоминаний о том, что именно должно быть сделано, дают лучший результат.
Таким образом GTD помогает сохранять готовность ко всему — и при этом не забывать о тех обязательствах, которые вы уже на себя взяли. Благодаря тому, что новые обстоятельства принимаются сразу же в момент их появления, психика воспринимает это легче, без внутреннего сопротивления.
Любые планы подчиняются текущей ситуации.
#5. Организовывайте работу сверху вниз
В системе GTD планирование начинается условно «снизу» — не с самых важных и масштабных целей, а с конкретных вопросов. Таким образом человек получает контроль над ситуацией.
Например, если перед вами стоит глобальная цель «продумать стратегию развития бизнеса», то количество скрытых в ней подзадач может деморализовать. А ведь есть еще и рутинные дела, которые нельзя забрасывать. В этом случае стоит начать с маленьких шагов — например, запланировать время для изучения старых отчетов и стратегий, а затем вписывать небольшие подзадачи по этому проекту в ежедневный список дел.
Если результаты неудовлетворительны, то у человека есть время на то, чтобы перестроить свои планы, ведь все рутинные задачи под контролем и не нуждаются в дополнительных усилиях.
Управлять чем-то абстрактным — стрессовая история для нашего мозга, а нерешенные вопросы, будущее которых непонятно, — дополнительная негативная нагрузка. Конкретный сценарий действий легче оптимизировать, высвобождая при этом время на размышления, а также на планирование высоких целей и далекоидущих стратегий.
Выберите дело из нужной категории, посмотрите, какие конкретные действия от вас требуются, — и работайте.
#6. Ведите список следующих действий
Одно из условий методики GTD — ведение списка следующих действий не по задачам, а по срочности. Когда у вас есть несколько дел, ограниченных по времени, вы распределяете их по близости дедлайна и переходите поочередно, даже если они относятся к разным проектам и сферам жизни.
Например, если в течение получаса подходят дедлайны для сдачи отчета, ответа на письмо по важному проекту, а еще закипает бульон на плите, то вы переключаетесь между этими задачами. Таким образом, мозгу не нужно тратить время на то, чтобы решить, за какое дело взяться следующим, — все запланировано, ни одна сфера жизни не страдает, и сознание входит в состояние потока. И тогда любая работа выполняется без стресса, с меньшими усилиями и с чувством полного удовлетворения.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Позаботьтесь о том, чтобы у вас всегда был список next steps.
Бонус: полезные ссылки
Выступление Дэвида Аллена на TedX:
Большое интервью Дэвида Аллена о том, как привести дела в порядок:
Smthngs — GTD-менеджер, который можно использовать в браузере, онлайн, офлайн и как приложение.
Gtdagenda.com — онлайн-сервис для управления задачами и отслеживания прогресса.
Trello, Notion, Asana — сервисы для управления проектами
Тест на GTD-Q: http://gtd.com.ua/ru/gtd-q-2/
Хотите получать дайджест статей?
