Сэкономить — означает реализовать все, что планировали, но с меньшими затратами. Однако делать это нужно правильно. Например, не стоит отказываться от покупки новой техники и тратить в разы больше на оплату простоев. Или заказывать исследование у непроверенного недорогого эксперта, а потом терять долю рынка.
Но мы расскажем о других случаях «ложной экономии». Рассмотрим 5 ситуаций, когда отклонение от плана в бюджете в меньшую сторону лишь кажется экономией. И чаще всего причина не в том, что ваши сотрудники лгут, а в неумении досчитывать до конца.
Зачем нужны исходные данные
Допустим, у нас в бюджете на 2020 год были расходы на маркетинг. Планировали потратить $34 тыс., а по факту вышло $33 тыс., то есть на $1 тыс. меньше. Может ли отдел маркетинга утверждать, что он сэкономил компании $1 тыс.? Да, если пройдет проверку по следующим 5 пунктам.
Давайте разбираться. Анализировать будем расшифровку статей бюджета (см. таблицу 1). По двум итоговым цифрам такое заключение не делается.
Что можно увидеть сразу? Только рекламная кампания обошлась дороже, а по остальным статьям затраты значительно меньше.
Ситуация 1. Намеренное завышение плана
Такая история возникает, когда затраты прогнозируют с запасом. Обычно завышают план в пределах 10%, чтобы не сильно бросалось в глаза при утверждении.
Выяснить это можно при более подробном анализе. Например, план бюджета на 2020 год могли не рассчитывать, а взять факт 2019. Да, так быстрее, но в 2020 компании уже не нужно такое масштабное маркетинговое исследование. Получается, что бюджет сразу завышен как минимум на $1,6 тыс. А значит, по факту превышен на $600 (или 2%). В этом случае в отчете остается отклонение (- $1 тыс.), но объяснять его экономией не стоит. Она «ложная».
Иногда планы завышают открыто и официально. Для такой ситуации даже есть отдельное название — резерв в бюджете. Например, на колебание курса иностранной валюты. Это фактор, на который менеджер не влияет сам. Но, когда будем рассчитывать сумму экономии, резервы убираем. И главное — когда работаем по бюджету, то смотрим: можем ли обойтись без суммы резерва.
Как это выглядит при расчете? Предположим, что в каждую статью был заложен резерв +5% к расчетной сумме (см. таблицу 2).
Чтобы определить реальную экономию, уменьшайте план на сумму резерва и смотрите отклонение от факта. В нашем примере факт бюджета превышает план на $700 (2%). В этом случае в отчете остается отклонение (- $1 тыс.), но объяснять его экономией не стоит. Она «ложная».
Ситуация 2. Ошибка расчета, которую сразу не обнаружили
Такие неточности часто находятся случайно. Например, при наборе перепутали цифры: кол-во рекламных буклетов не 183, а 143. Или ошиблись в формуле. Бывает, что размер такого просчета большой.
Как выявить? Проверять и анализировать составляющие для расчета каждой статьи. Лучше это сделать самостоятельно и до утверждения плана.
Предположим, постфактум нашли в плане опечатку. Например, вместо месячного оклада SMM-менеджера $560 в расчете стоит $650. Без этой ошибки в отчете были бы плюс $80 к плановой сумме (см. таблицу 3).
В такой ситуации в нем остается отклонение (- $1 тыс. долл.), однако по факту объяснять его экономией тоже не стоит. Она «ложная».
Ситуация 3. Ошибка в отчетности
В этих обстоятельствах, наоборот — неточность есть в фактических данных. Причины бывают разными. Возможно, в бухгалтерии забыли провести документ. Или менеджер отдела маркетинга мог случайно показать часть затрат по другой статье.
Например, в компании Х SMM-менеджер оказался тезкой рекрутера, и его услуги за 2-е полугодие отразили в HR-бюджете (см. таблицу 4). Конечно, отклонение (- $4,4 тыс.) — очень привлекательный результат. Но это не экономия отдела маркетинга. Реальная — только $1 тыс.
Как своевременно выявить? Контролировать и анализировать бюджет. Когда понимаете, что SMM-менеджер работал с вами целый год, то такое отклонение удивит. Надо сразу выяснять причину.
Ситуация 4. Ошибка исполнения
Внешне очень похожа на ситуацию 3. Тоже часть затрат в бюджете отсутствует, но по другим причинам. Например, забыли сделать, вовремя не вспомнили, поменяли условия и т. д. В отчете и в плане все отражено верно — ошибки допущены в действиях.
Хотите получать дайджест статей?
Например, компании Х нужно было в начале года проводить маркетинговое исследование. Но затянулся выбор контрагента, долго согласовывали договор или даже потеряли его. Работы начались только в июле 2020, а рекламная кампания уже активно шла. За маркетинговое исследование сразу заплатили аванс 100% от плановой суммы. Выполнен только первый этап работ ($2 тыс.), а второй завершат в январе 2021 года.
Если бы все сделали вовремя, то отчет выглядел бы иначе (см. таблицу 5). Бюджет освоен с превышением $600.
Остаток стоимости маркетингового исследования — $1,6 тыс. — будет в отчетности 2021 года. Сейчас в документе остается отклонение (- $1 тыс.), и пояснять его экономией тоже не стоит. Она «ложная». Но нужно скорректировать работу отдела маркетинга.
Ситуация 5. Ошибка сопоставления
Если смотреть на каждую из статей бюджета маркетинга в нашем примере, то все нормально — даже там, где отклонения больше плана. Это обычная практика — перераспределять затраты. Тем более что в итоге превышения бюджета нет.
Но многие расходы нужно анализировать только в паре с другими. Например, в компании Х предполагали, что количество заказов по-прежнему полностью зависит от рекламы и затрат на нее. План рекламной кампании рассчитали исходя из $20 на 1 заказ. По плану и по факту — 1 тыс. заказов.
Результаты маркетингового исследования появились, когда кампания уже закончилась. Из него выяснилось, что для компании Х влияние рекламы другое. После нее совершаются только 50% заказов.
«Ложная экономия» в ситуации 4 имела свои последствия. Она привела к необоснованным затратам на рекламу в размере 50% планового бюджета. Завершенный расчет — в таблице 6.
Мы специально внесли корректировку именно в план, чтобы проиллюстрировать упущенную выгоду компании Х. Фактически у нас перерасход $10,6 тыс. В этом случае в отчете остается отклонение (- $1 тыс.), но объяснять его экономией тоже не стоит. Она «ложная».
Важно понимать, что маркетинговое исследование могло подтвердить все предположения компании Х. Но говорить, что его можно было бы совсем не проводить, некорректно. При сопоставлении затрат нужно действовать логично.
Зачем искать «ложную экономию»
Закономерен вопрос «для чего такие сложности?». Тем более что отклонения в отчете благоприятные. И даже там, где при анализе выявили перерасход, процент незначительный. Чаще всего по нему и самые строгие финансисты не требуют пояснений.
Но проверять себя нужно. Во-первых, отклонения должны быть благоприятными для компании — в этом необходимо убедиться. Во-вторых, в ситуации с возможным перерасходом логика анализа очень похожа.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Кроме самого подтверждения, что экономия в бюджете не ложная, появится повод:
- навести порядок в планировании
- разобраться с фактом и с документами
- скоординировать действия менеджеров в правильную сторону
Хотите получать дайджест статей?
