Большое количество отчетов в крупных бизнесах — часто предмет критики и шуток, ведь иногда кажется, что рабочий день состоит только из подготовки этих документов. Однако в маленьких компаниях, где больше свободы, хорошие отчеты — тоже редкость.
Разбираемся, почему внутренние отчеты не работают и можно ли от них отказаться.
Как выглядит хороший отчет
Уточним, что внутренние отчеты — те, для которых вы сами разрабатываете формы, определяете сроки и всех, кто ими пользуется.
Любой, даже самый небольшой отчет, должен быть полезным и отвечать на три вопроса:
1. Где мы (план-факт / было-стало)?
2. Все по плану или нам нужен другой?
3. Хорошо это или плохо (с точки зрения профильных показателей)?
Также можно считать, что у вас действительно хороший отчет, если:
- на его прочтение уходит не более 10 минут
- после него остается минимум вопросов по конкретному запросу (ради которого он составлялся)
- вы регулярно к нему возвращаетесь и легко находите информацию
- можете быстро трансформировать эти данные в разные форматы (текст, таблица, дашборд)
3 правила хороших отчетов в компании
1. Отчет должен помогать в работе, но не заменять ее
Информация в документе — это «стоп-кадр» из жизни компании. Она нужна, чтобы оценить результат действий и принять следующие решения. Но не гонитесь за большим количеством отчетов и не пытайтесь ввести в учетную систему данные с запасом «на всякий случай». Отчет — это регулярное и полезное дополнение к работе, но не ее замена. Не требуйте делать их ежедневно, даже если они легко выгружаются из системы (исключение — экстренная ситуация).
Контролируйте с помощью отчетов задачи и результат, а не загруженность коллег.
2. Просите сотрудников подавать информацию профессионально
Проанализируйте, что присылают вам коллеги? Реестры, описи, формы для расчета показателей — это не отчеты (даже если там указаны отклонения от плана). Приучайте и требуйте от своих сотрудников писать выводы, рекомендации и комментарии.
Хороший отчет-таблица содержит не только итоговые, но и аналитические показатели (два-три, но важных), заключение, предложения. «Считает машина», но думать по-прежнему должен человек. Отчет-текст тоже имеет четкую структуру и выводы. Аналогично с презентациями и дашбордами.
Нужно уходить от операторской работы, но доля и качество аналитики должны увеличиваться. Например, странно выглядят отчеты о финансовых показателях компании, в которых 90% информации — это описание формул расчета. Если считаете их полезными, то сделайте отдельное приложение, но не заменяйте ими отчет.
Проявляйте клиентоориентированность и вносите в документ полезные модификации «по запросу». Например, если руководитель постоянно уточняет, сколько компания потеряла на изменении курса валют, — дополняйте отчет этими данными наперед. Но помните, что не существует документа, который будет отвечать на все вопросы.
3. Общайтесь лично, а не только молча смотрите отчеты
Есть момент, который упускают даже опытные специалисты, — это обратная связь. Если вам не нравится, как выглядят отчеты ваших коллег (неудобные, без анализа и выводов), озвучьте свои замечания. Даже если они касаются слишком креативной, пусть и современной манеры подачи информации.
Когда ваш руководитель молчит, а вы ничего не спрашиваете, — это тоже может быть опасной ситуацией. Хотя бы раз получите положительный ответ, что ваш отчет ему понятен и полезен. Иначе однажды менеджер скажет, что не понимает, «чем вы все тут занимаетесь».
3 непростые ситуации с отчетами
Как правило, их создает сам руководитель, ведь у него больше возможностей. Иногда с целью навести порядок, иногда — усилить контроль или просто в качестве воспитательной меры. Эффект бывает и положительным, и отрицательным.
Хотите получать дайджест статей?
1. «Вот отличный отчет с моего предыдущего места работы, давайте сделаем такой же»
В чем проблема: это дублирующие варианты управленческой отчетности, которая у вас тоже есть. К тому же у вашей компании сейчас нет возможности оперативно их заполнять.
Причины: привычка, нелюбовь к переменам, чувство безопасности (особенно в период адаптации), сверхгордость за свои прошлые результаты («я работал(а) в самых лучших и правильных компаниях»).
Решение, если отчет отменить нельзя:
- адаптировать предложенный отчет под ваш бизнес (может быть, в нем действительно есть полезные идеи)
- автоматизировать перенос данных из своих готовых рабочих отчетов
- постепенно знакомить руководителя с действующими отчетами компании (особенно если они корпоративные)
2. «Пусть будет сразу несколько версий отчета»
В чем проблема: работа превращается в тренировку по заполнению документов. Это не обязательно разные данные, но отдельные формы: для банков, аудиторов, партнеров или отчетность по МСФО.
Причины: подход из прошлого (в том числе разные системы учета и желание подготовиться к любой ситуации).
Решение, если отчет отменить нельзя:
- автоматизировать трансформацию данных в разные форматы отчетов
- корректно предложить win-win вариант (например, применяем отдельные принципы и идеи МСФО для альтернативного расчета конкретных показателей)
3. «Мы серьезная компания — у нас будет один большой отчет»
В чем проблема: такая ситуация — ловушка. Все в организации неделями работают на то, чтобы появилась одна Огромная таблица. Потом каждый в нее пытается добавить что-то новое. У кого-то все в порядке с аналитикой, кого-то постоянно ждут, кто-то удаляет чужую информацию. Если такой отчет придумали в головной компании, то, пока его не согласуют, блокируется вся работа. А по факту мы часто пользуемся 2–3 показателями.
Причины: неудобно смотреть информацию в 10 разных отчетах от 10 разных отделов, или же это элемент воспитательной работы в компании.
Решение, если отчет отменить нельзя: автоматизировать его и проработать алгоритм взаимодействия всех подразделений.
Основной принцип коммуникации в каждой из трех ситуаций — не выходить на конфликт. Изучите предложение, а затем:
- оцените загруженность сотрудников, если решите согласиться
- корректно предложите альтернативу, если считаете идею неэффективной
Можно ли обойтись без внутренних отчетов
Справиться совсем без них не получится. Управление компанией невозможно без информации, а хорошие отчеты ее аккумулируют. Более того, иногда полезно «порефлексировать» над простой табличкой: появляются идеи для оптимизации работы.
Главное — не создавать отчет ради отчета. Если учетная система позволяет делать разнообразные запросы, то дополнительных документов может не потребоваться. Просто озвучьте время, когда информация от вашего отдела будет обновляться, иначе коллеги будут пользоваться сырыми данными.
Отказаться можно от:
1. Отчетов, которые не приносит выгоды, а за срочность их подготовки приходится платить третью рабочего времени (так бывает даже при автоматизации).
2. Внутренних рассылок, которые коллеги не используют для своих задач (но только после подтверждения этого факта и анализа причин).
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Хотите получать дайджест статей?
