Некоторые ошибки в расчете бюджета даже не успевают себя проявить. Другие — вообще не находятся, но из-за них компания может отказаться от прибыльного проекта или несправедливо обвинить сотрудника в перерасходе.
Для большинства ошибок расчета существует толерантная причина — человеческий фактор. Он раздражает тем, что за ним зачастую нет никакой конкретики. Попробуем это исправить.
Рассказываем о трех «человеческих» ошибках расчета, о том, к чему они приводят и можно ли что-то с этим сделать.
#1. Опечатки в цифрах и формулах
Вариантов таких ошибок несколько:
- сложили тысячи с миллионами, килограммы с деньгами и т. д. (суммы разного порядка или разные единицы измерения)
- случайно перепутали: 393, а не 193 (цифры при наборе чисел), не 393, а 3,93 (разрядность сумм) или «двойной минус» (знаки в формулах)
- пропустили или дважды посчитали в итог какую-то статью бюджета, неверно занесли по строкам исходные данные (например, объем продаж и средний чек)
Выглядит безобидно, но такие ошибки могут быть самыми весомыми. Особенно если дальше эта сумма участвует в расчете нескольких статей. Рассмотрим на примере (см. таблицу 1).
При бюджетировании проекта спутали строки «количество заказов» и «средний чек». Теперь в обеих версиях плана сумма выручки не отличается — $550 тыс. А ошибка в плановой прибыли — $126,1 тыс. Она больше, потому что потребовалось меньше ресурсов для ее получения.
Предположим, что потребность в менеджерах по продажам определяется исходя из постоянной загруженности 100 заказов на менеджера. При плане в 550 заказов потребуется не 10, а 6 сейлзов. Расходы на оплату труда получаются ниже. Бюджет на рекламную кампанию из расчета 20$ на заказ теперь тоже меньше.
Кажется, что так даже лучше, но нет. В работу для других отделов может поступить плановый объем продаж в 550 заказов. Скорее всего, ошибку в плановом среднем чеке (который теперь почти в 2 раза больше) заметят быстро или как только обнаружится, что в первый месяц заказов не было. По факту примут плановый объем продаж 550 заказов по правильной цене $550. В итоге будет недополучено $121,4 тыс. прибыли и упущен потенциал рынка на 450 заказов. А в следующем году ниша может быть занята конкурентом.
Кроме того, если в коллективе уже работают 10 менеджеров по продажам, нужно запланировать сокращение штата, иначе проект окажется убыточным.
Чем раньше подобную ошибку ввода данных заметят, тем лучше.
Хотите получать дайджест статей?
Что делать?
1. Исходные данные для бюджета указывать отдельно — лучше на специальном листе. Не зашивать их внутри формул числами, а пользоваться ссылками на ячейки. Так легче проверить.
2. Сравнивать аналитические показатели бюджета с прошлым годом, с общей динамикой. В нашем примере насторожить должен средний чек или снижение объема продаж (если оно было).
3. Ввести правило обязательно проверять себя, прежде чем отправлять расчет в работу следующему исполнителю.
4. Тестировать новые формы расчетов на простых числах или данных прошлых лет.
5. Перепроверять себя через формулы с разными способами вычислений (например, самостоятельный расчет по году или суммирование месячных значений).
#2. Незнание правил и формул расчета показателя
Такую ошибку могут вызвать:
- незнание базовых формул расчета определенной статьи бюджета
- непонимание ограничений конкретного метода (экономическое или арифметическое округление значений, способы прогнозирования)
- нечеткость содержания предмета расчетов (оплата, начисление, с НДС, без НДС)
Часто для бюджета не делают никаких вычислений, а просто берут данные прошлого года. Но для каждой статьи есть конкретная формула, свои правила расчета, последовательность действий при формировании, понимание того, как протекает бизнес-процесс. Рассмотрим пример расчета бюджета, когда обошлись без этого, решив посчитать побыстрее и по-своему (см. таблицу 2).
Ситуация специально смоделирована так, что ошибка расчета — $3 тыс. (1,34%). Обычно она называется незначительной, но по факту не так уж безобидна.
В чем ошиблись? Это не редкость, когда расчет бюджета начинают с первой попавшейся цифры и путают БДР с БДДС. Однако они разные по экономическому смыслу. В БДР отражаются затраты без НДС. В БДДС — оплата обязательств с НДС (чаще всего) в соответствии с условиями договоров. Средний чек в $660 — это на самом деле $550, но с НДС.
Допустим, на руках у исполнителя были разные отчеты и подписанный договор на проведение рекламной кампании на сумму $24 тыс. (c НДС), с авансом 50%. Затраты на рекламу 1 заказа в $20 (из сметы к договору) взяли за основу для определения объема продаж в 600 заказов ($12 тыс. / $20). Это ключевая ошибка и нарушение последовательности работы. Но в итоговом бюджете все это не очевидно.
Кроме того, по статье «создание и ведение сайта» указана сумма, предназначенная для БДДС, — потребности в оплате нет.
Количество менеджеров по продажам взяли из отчета, а не из штатного расписания, и с загруженностью не сопоставляли. Так в плане появилось 5 человек.
Как может развиваться ситуация по факту? Аналогично первому примеру. В работу могут взять план продаж 600 заказов. Увидят ошибку в расчете количества менеджеров, исправят суммы оплаты на затраты для БДР. Средний чек внесут в план также без НДС — $550. Сумма недополученной прибыли из-за ошибки расчета останется $91 тыс. Чем раньше выявится неумение считать по правилам, тем лучше для судьбы проекта.
Что делать?
1. Самый действенный способ — подробно разобрать факт при любых отклонениях от плана. Если нужно — пообщаться с профильными специалистами.
2. Сделать по всем статьям подробный расчет и оценить, можно ли его заменить допущениями или расчетами по средней, дефлятору и т. д. (то есть для простоты считать иначе, но без потери качества).
3. Попробовать применить для своих статей бюджета технологию гибкого планирования (проставить хотя бы часть формул по статьям, которые напрямую зависят от объема продаж и производства, а затем подробно анализировать отклонения).
#3. Сделали бюджет для себя, а не для компании (расчет с запасом)
Это ошибки не в самих вычислениях, а именно в отношении к отклонению плана от факта. В отличие от первых двух ситуаций, здесь все расчеты часто выверены: нет опечаток и правильные формулы. Но исходные данные намеренно искажены — для гарантии результата.
Классический вариант «всегда положительного итога»:
- «перевыполнение» плана по выручке за счет занижения плановых исходных данных
- «экономия» расходов за счет завышения плановых исходных данных
Возникает это не на пустом месте. Возможно, в компании бюджет стал инструментом лишь наказания или поощрения, а не эффективного управления. Планирование с запасом дает сотрудникам ощущение безопасности и комфорта. Но цена подобного подхода может оказаться слишком высокой для бизнеса. К примеру, компания откажется от интересных проектов и решений, потому что на них недостаточно средств для финансирования или они были планово убыточные.
Вариант, когда бизнес настойчиво пытается «попасть фактом в план» особенно при наличии ошибок расчета, тоже не очень хороший. Например, в плане ошиблись в численности персонала или бюджете на оплату труда, но не стали исправлять. План выполнен, однако в напряженных условиях. Так можно спровоцировать увольнения или снижение мотивации. Или же под завышенный план могли подать заявку на ненужный кредит либо купить излишний объем товаров.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Что делать?
1. Практиковать качественный анализ отклонений бюджета (выделять факторы и причины: например, увеличение цены из-за роста курса валюты, снижение затрат по ФОТ из-за отсутствия работника и т. д.).
2. Поощрять за подтвержденный результат и правильные действия для эффективности компании.
3. Изменить отношение к корректировкам бюджета — это необходимый рабочий процесс.
Что общего у трех ошибок расчета
- нет алгоритма и человека, который сразу найдет все неточности до утверждения бюджета (нужно стремиться, чтобы их количество уменьшалось)
- часто ошибки обнаруживают постфактум и случайно, когда возникает проблема (особенно если денег в компании много)
- важно вовремя найти, исправить промахи и минимизировать последствия (особенно нельзя допускать, чтобы ошибки расчета порождали ошибки исправления).
Хотите получать дайджест статей?
