Согласно исследованию Калифорнийского университета, сотрудникам, которые прерываются на звонки и электронные письма, требуется в среднем 23 минуты, чтобы вернуться к задаче.
Изучив материалы Inc, Fast Company и Huff Post, мы определили 7 наиболее распространенных причин расфокуса на работе, от которых стоит избавиться.
#1. Постоянно проверять телефон
Согласно исследованию Reviews.org, 66% американцев заглядывают в свои смартфоны до 160 раз в день, 75% — считают себя зависимыми от гаджетов.
«Главная ошибка многих моих клиентов — садиться за работу, положив телефон рядом с собой. Если веб-страница загружается слишком долго или у них есть несколько свободных секунд, они тут же тянутся за телефоном. И это может закончиться пустой тратой времени минут на 10», — подчеркивает американский тренер по тайм-менеджменту и автор подкаста It's About Time Анна Дирмон Корник.
Что делать:
- отключите уведомления мессенджеров и соцсетей
- держите телефон вне досягаемости, когда вам нужно сосредоточиться
- выключайте гаджет, пока занимаетесь рабочими вопросами
- пользуйтесь смартфоном во время контролируемых перерывов
#2. Браться за нерабочие задачи, которые «займут всего минуту»
В первую минуту вы старательно выполняете задание, а в следующую — обнаруживаете, что составляете список продуктов, протираете монитор и забываете, что собирались сделать до того.
Начинать заниматься задачей, как только о ней вспомнили, — привычка, которая постепенно превращается в проблему. Мы говорим себе, что это займет всего секунду, но затем одно тянется за другим.
По словам карьерного тренера Аниелис Кордеро, совмещение нескольких рабочих и домашних дел — распространенная сложность удаленки во время пандемии, из-за этого люди теряют энергию.
Что делать:
- составьте список личных вопросов и выделите время для их решения, чтобы не отвлекаться в ходе работы
- выясните, что вы можете делегировать, отложить или выполнить позже
- устраивайте целенаправленные рабочие спринты (время выбираете индивидуально) вместо трех часов бессмысленной многозадачности
#3. Открывать слишком много вкладок в браузере
Исследование американского Университета Карнеги-Меллона показало, что у 55% опрошенных возникли проблемы с закрытием вкладок вовсе не потому, что люди не могли найти крошечный крестик. А из-за того, что, по мнению респондентов, эти страницы содержат информацию, которая может понадобиться. В итоге 30% людей сообщают о «проблеме с накоплением вкладок» и чувстве стресса.
Адам Стайлз, создавший функцию вкладок в 1995 году, говорит, что их чрезмерное использование может быть связано с психологией неприятия потерь: «Почему мы держим так много вкладок открытыми? Потому что зачастую найти то, что нам нужно, получается не сразу — и мы думаем, что можем потерять эту информацию навсегда».
Хотите получать дайджест статей?
Что делать:
- держите открытыми только нужные для работы страницы
- используйте организаторы вкладок, как One Tab, которые превращают их в список
- применяйте фоновые менеджеры, как Tab Auto Close и Tab Wrangler, которые автоматически закрывают вкладки после длительного бездействия
#4. Импульсивно проверять рабочие чаты и электронную почту
Заглядывать в рабочие чаты в течение дня — это нормально. Но если вы настойчиво проверяете их снова и снова, берете в работу каждую новую просьбу, то можете застрять в постоянном потоке мелких задач и не перейти к более важным проектам.
Когда у вас появляется привычка немедленно отвечать на уведомления и практически не выходить из Slack — это посылает людям сигнал, что вы готовы бросить все, чтобы обработать чужой запрос, создавая больше работы для себя.
По словам лайф-коуча и спикера TEDx Шаниты Лю, так создается прецедент для членов команды. Они будут ожидать, что вы немедленно ответите, а значит, можно обойтись без электронной почты, чтобы быстрее связаться с вами и решить свой вопрос.
Исследование ученых из американского Университета Британской Колумбии показало: когда люди ограничиваются проверкой имейла всего 3 раза в день, уровень их стресса значительно снижается.
Что делать:
- отключите уведомления о новых письмах в электронной почте
- определите временные рамки, когда вы просматриваете рабочий чат или имейл
- установите границы с коллегами, чтобы они знали, когда вас нельзя отвлекать сообщениями
- в случае необходимости измените в рабочем чате статус на «Нет на месте»
#5. Решать каждую поступающую проблему и запрос
По словам Тани Менон, профессора менеджмента в Университете Огайо, нередко сотрудники с высоким уровнем экспертности могут импульсивно погружаться в решение проблем. Они предпочитают сделать все быстро и собственными силами, но не анализируют, насколько целесообразно тратить свое время и ресурсы на выполнение конкретной задачи.
Менон подчеркивает: следуя импульсу «получить быстрое решение», вы игнорируете другие (возможно, более эффективные) способы справиться с проблемой.
Что делать:
- не беритесь за задачу сразу и самостоятельно
- проанализируйте, входит ли поиск решения в зону вашей ответственности
- задавайте уточняющие вопросы и подключайте коллег
- проводите мозговой штурм вместе с командой, чтобы они тоже участвовали в процессе, а не ждали готовых ответов
#6. Тратить время на ненужные встречи
Было ли такое, что после звонка в Zoom вы задаетесь вопросом, почему потратили час своего времени на то, что можно было обсудить по электронной почте? Порой это разовые совещания, но иногда они снова и снова появляются в вашем календаре.
47% сотрудников, опрошенных Salary.com, заявили, что «слишком много встреч» — главная причина отвлечения на рабочем месте.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
«Когда митинги проводятся в основном для распространения информации, я предлагаю использовать другие форматы общения», — говорит консультант по совещаниям Стивен Дж. Рогельберг.
Зачастую регулярные часовые звонки планируются, чтобы отследить, чем занят каждый сотрудник, и обсудить текущие задачи. Если ваша продуктивность страдает из-за ненужных встреч, вы вправе вносить предложения по смене формата коммуникации.
Что делать:
- не соглашайтесь на участие в совещании, если его организатор не представил конкретную повестку дня и не указал, сколько времени потребуется
- планируйте все встречи с четким расписанием и перечнем вопросов, определив человека, который будет следить за сроками и модерировать митинг
- регулярно спрашиваете, зачем нужно то или иное совещание, и собирайте отзывы участников о продолжительности и полезности
Хотите получать дайджест статей?
