В период кризиса случаи мошенничества в частных компаниях увеличиваются. Главная причина — отсутствие контроля и ответственности среди сотрудников.
Как не допустить появления таких схем — рассказал ex-CFO в Mitsubishi Motors Геннадий Матюхин. Он работал в U.S. Department of State, Ciklum, Anglo-Ukr-Energy, где разработал финансовую модель для привлечения инвестиций и принес компании $1,5 млн оборотного капитала. Много лет работает в финансовой сфере, сталкивался с мошенничеством в компаниях на всех уровнях и знает, как минимизировать подобные случаи.
В Laba Геннадий ведет курс «Внутренний контроль в компании».
#1. Знайте самые популярные схемы воровства
В Украине и мире наиболее распространенные:
- Кража или незаконное использование имущества компании.
Однажды я решил поработать в офисе в субботу. Обычно он закрыт в выходные, но я встретил там коллегу с женой, которые печатали на принтере дипломную работу. Это мелочь, но сотрудник не счел нужным уточнить, может ли воспользоваться оборудованием компании в личных целях.
Более серьезный случай был связан с растратой денежных средств, когда я работал в международной организации. У одного из сотрудников был доступ к деньгам компании, и он проиграл существенную сумму в казино. - Коррупция, подкуп и конфликт интересов — злоупотребление служебным положением или возможностью единолично принимать решения.
В моей практике был наглядный кейс. Один из сотрудников отвечал за транспортировку имущества компании. Он оценил объем спроса и создал собственную логистическую организацию, которая и обслуживала компанию, где он работал. Это явный конфликт интересов: сотрудник единолично выбирал поставщика услуг и в итоге переводил деньги бизнеса в свой. В компании не было правильной процедуры выбора подрядчика. - Нарушение договора конфиденциальности и коммерческой тайны — использование в личных целях информации, которая не должна быть достоянием общественности и считается собственностью компании.
Например, сотрудник получает доступ к базе клиентов и открывает аналогичный бизнес. Либо предлагает данные конкурентам за вознаграждение или зарплату побольше.
#2. Обращайте внимание на цифры
У нас предприниматели любят занижать доходность, чтобы минимизировать налог на прибыль. На Западе распространена другая схема.
В начале 2000-х произошла громкая история с американской энергетической компанией Enron. Организация была публичной и считалась успешной, цены на акции постоянно росли. В реальности топ-менеджмент скрывал убытки при помощи манипуляций: перед закрытием периода все неприбыльные подразделения фиктивно продавались подставным компаниям вместе с убытками. Затем — выкупались обратно.
Когда афера вскрылась, буквально за 2 месяца около $60 млрд в акциях на руках у разных инвесторов превратились в ноль. Это был огромный скандал. После инцидента приняли закон, призванный защищать от подобных манипуляций с доходами.
Но такой случай оказался не единственным. Американский инвестбанк Lehman Brothers почти под копирку повторил эту схему во время кризиса в 2008 году. Перед подачей финансовой отчетности банк фиктивно продавал убыточные подразделения. В процессе банкротства инвесторы потеряли около $40 млрд на акциях.
Зачем это делается? Компенсация и бонусы топ-менеджмента были привязаны к краткосрочным финансовым показателям. Схема простая: показал прибыль — получи вознаграждение, несмотря на то, что в реальности компания убыточна.
#3. Будьте бдительны с инвестициями
В Украине схема с сокрытием доходов работает еще и для других целей. Многие компании, которые нуждаются в финансировании, хотят получить кредит или привлечь инвестиции. Но инвесторы и банки тщательно проверяют финансовые результаты бизнесов. Здесь и возникает мошенничество: компании завышают объемы продаж и договариваются с покупателями. Особенно это касается дистрибьюторов, у которых есть дилерская сеть.
По дилерам распределяется продукция, которая в ближайшее время точно не будет продаваться, показывается большой объем продаж за этот период. Затем товары обратно выкупаются дистрибьютором. Оговоренная заранее часть остается дилерам за участие в схеме. Иногда в качестве продаж демонстрируют авансы от клиентов, которые в финансовой отчетности проходят как законченная покупка, а затем предоплата возвращается.
Инвестпроекты — это Клондайк для мошенников. Как правило, инвесторы не являются экспертами в той области, где будет реализован такой проект.
Я работал финдиректором в небольшом стартапе из США. Его основали несколько американцев, которые хотели купить месторождение и начать добывать нефть или газ в Украине. Никто из них не был нефтяником. В процессе я обнаружил, что сотрудница стартапа вступила в сговор с потенциальными партнерами, которые предлагали купить месторождения. На ее компьютере я нашел учредительные документы на компанию, специально созданную под эту сделку. Американским инвесторам предлагали контракт, но по факту в указанном месте нельзя было добывать обещанный им газ.
#4. Минимизируйте соблазн для сотрудников
Мошенничество встречается в каждой компании. Преступления совершают и руководители, и обычные сотрудники, но первые причиняют организации самый большой ущерб.
Основная причина: в компании игнорируют принципы внутреннего контроля, в частности — правила разделения полномочий. Например, если руководитель отдела продаж может сам определять размер скидок — велика вероятность, что он вступит в сговор с клиентом и заключит контракт на сотни тысяч гривен.
Самое распространенное мошенничество в Украине среди рядовых сотрудников — манипуляции с топливом. Водитель получает талоны или карту на горючее, списывает больше и продает разницу. Так устроен человек: 10 раз пройдет мимо, а на 11 — захочет взять «никому не нужное».
Хотите получать дайджест статей?
Что способствует воровству среди топ-менеджеров:
1. Возможность — доступ к материальным ценностям
2. Оправдание — по какой причине сотрудник это сделал, по типу «Я знаю, что все воруют. Почему мне нельзя?» или «Мне сейчас очень нужно, а через месяц я отдам»
3. Среда и влияние — достигая определенного статуса, сотрудник решает, что правила его уже не касаются
4. Отсутствие контроля
Кроме того, в литературе существует несколько видов мошенников, которые помогают сформировать более точный портрет:
- Случайные — неожиданные обстоятельства сподвигли их пойти на риск.
- Хищники — сотрудники, которые заранее настроены на преступление. Они приходят на новое место работы — и сразу ищут слабые точки. Иногда выбирают компанию, где внутренний контроль на низком уровне и есть возможность реализовать мошеннические схемы.
#5. Контролируйте закупки
Каждая компания, независимо от размера, должна выстроить политику рыночных процедур закупки. Пропишите правила и убедитесь, что закупка осуществляется через соревновательный процесс между поставщиками. Это может быть тендер, мониторинг рынка или получение нескольких коммерческих предложений от подрядчиков. Единственное исключение — покупка у монополиста.
Отсутствие конкуренции и большое количество полномочий у одного сотрудника создают высокий риск.
Как предотвратить мошенничество в отделе закупок:
1. Регулярно меняйте поставщиков
Во многих компаниях существует правило: один и тот же подрядчик не может предоставлять услуги более чем полгода/год/два. Это помогает предотвратить сговор между поставщиком и сотрудником.
2. Ротируйте работников закупок
Люди могут выстраивать сомнительные цепочки не только с подрядчиками, но и между собой. Такие схемы сложно обнаружить, но неожиданные перемещения сотрудников по должностям препятствуют этому.
#6. Следите за запасами
Инвентаризация — самый простой способ контролировать запасы. В каждой компании своя специфика, поэтому нужно адаптировать механизмы для контроля и сохранности активов. Например, в Mitsubishi Motors эту функцию выполнял внешний аудитор — раз в год он проводил инвентаризацию на складе по уникальному номеру каждого автомобиля.
Иногда специфика товара усложняет процесс. Недавно я покупал топливные брикеты со склада. По моему приезду на палете уже было определенное количество упаковок, и продавец говорит: «Здесь 1 тонна брикетов». Но проверить мне не предложили, а там вполне могло быть 950 кг. В таких случаях есть соблазн отгрузить меньше, а разницу — продать дополнительно.
Если невозможно проверить все товары на складе, как в случае с брикетами, — проводите выборочный контроль. Рандомно отбирайте 10 единиц товара, проверяйте и делайте выводы.
#7. Автоматизируйте отдел продаж
Основная масса злоупотреблений в этой сфере связана с получением бонусов.
Самая примитивная схема — временные продажи. Другими словами, это сделка с условием вернуть товар чуть позже. В конце месяца менеджер не успевает выполнить план. Он договаривается с другом о сделке, получает бонусы, а затем покупатель возвращает товар.
Существуют и более изощренные методы, вот один из моей практики: у дилера есть показатель, при достижении которого он получает бонус. Предыдущий месяц выдался прибыльный, и сотрудник достиг нужных цифр уже к 20-м числам. Продажи после 20-го он не показывает и переносит на следующий месяц. Результаты искажаются, чтобы добиться необходимых показателей и получить бонусы.
Второй вариант манипуляций в продажах связан со скидками. Например, у менеджера есть полномочия вести переговоры с покупателем и самостоятельно определять размер скидки. Диалог обычно такой: «Давай я тебе сброшу еще 5%, а ты половину от суммы потом мне вернешь».
Как предотвратить мошенничество среди сейлзов:
1. Манипуляции с объемами продаж можно выявить во время анализа — внимательно изучите данные за разные периоды и ищите цифры, которые резко отличаются от средних показателей.
2. Разделите полномочия или автоматизируйте процесс. Решения по скидкам делегируйте руководителю отдела, тогда у клиента не будет возможности подкупить продавца. Лучший вариант — прописать строгий автоматизированный алгоритм скидок, где у сотрудников нет возможности влиять на решение.
#8. Создавайте атмосферу по принципу «У нас не принято воровать»
Лучше всего это работает, если собственники и гендиректор показывают на личном примере: «У нас не принято злоупотреблять должностью. Поэтому мой водитель возит меня только на работу и с работы. Он не отвозит моих детей в школу».
Такая атмосфера должна исходить сверху вниз. Это задает определенный тон, и сотрудник уже не может сказать: «Гендиректор злоупотребляет своим служебным положением. Он принял на работу всю семью, купил на компанию Maybach и сам на нем катается. Поэтому ничего страшного, если я продам какую-то мелочь со склада».
#9. Под каждый процесс пропишите процедуры
Если речь о закупках, то укажите, сколько поставщиков должны выслать коммерческое предложение или от какой суммы начинается тендерная процедура. В ней может участвовать тендерный комитет, состоящий из топ-менеджеров. Они коллективно рассматривают все предложения, приглашают поставщиков и принимают решение в пользу лучшего варианта.
В спешке собственник малого или среднего бизнеса может пожертвовать установленным порядком. Он говорит: «Так, это срочно! Давайте мы сейчас не будем следовать процедуре и сделаем иначе». Но ставить себя выше внедренной системы — категорически запрещено и очень пагубно.
#10. Определите меру наказания и не уступайте
Немногие компании предпринимают серьезные меры, выявив мошенника. Причин масса:
- нежелание выносить сор из избы
- удар по репутации
- недоверие правоохранительным органам
Компании хотят заниматься бизнесом, а не расследованиями. И самое плохое, что может произойти с горе-сотрудником, — это увольнение, и даже не по статье.
В моей практике была история, когда человека поймали с поличным. К тому же выяснилось, что он нарушал политику компании — злоупотреблял наркотиками. Думаете его показательно и с треском уволили? Нет — попросили тихонько уйти по соглашению сторон. Еще одна причина, по которой так происходит, — гендиректору сложно признать, что в компании творится безобразие.
Следуйте процедуре, которую прописали в ответственности за нарушение обязанностей. Наказывайте непорядочного сотрудника и информируйте об этом всю команду.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Хотите получать дайджест статей?
