Парадоксально, но факт: наличие дедлайнов повергает человека в стресс, в то же время заставляя собраться и быть продуктивным.
Сам термин появился в XIX веке в Америке и буквально означал «расстрельную линию». В то время тюрьмы были окружены земляными рвами — и каждого, кто пересекал эту линию, убивали за попытку побега.
200 лет спустя термин трансформировался в «крайний срок для выполнения задачи» и плотно поселился в бизнес-среде. Теперь за нарушение дедлайна никого не расстреливают, но, по мнению психологов, само его наличие может негативно влиять на человека.
Как же ставить крайние сроки, чтобы не повергнуть команду в стресс и получить качественный результат, — разбираемся.
Что говорят ученые: плюсы дедлайнов
Группа исследователей из Тель-Авивского университета выяснила: задачи с четко обозначенными временными рамками, а также приоритетами, чаще и лучше воплощаются в жизнь. Ученые выдвинули две гипотезы, почему так происходит:
- Дедлайны помогают избежать эффекта «белого листа», а постоянно видимый прогресс мотивирует не сдаваться и довести начатое до конца.
- Чем ближе срок дедлайна, тем проще отбиваться от соблазнов прокрастинации. Учитывая, что 20% людей относят себя к хроническим прокрастинаторам, это весьма полезный «пинок».
В 2002 году психологи Дэн Ариели и Клаус Вертенброх решили проверить, насколько на самом деле эффективны дедлайны и можно ли с их помощью заставить студентов перестать откладывать на потом. Ученые дали участникам задание написать 3 работы и разделили их на 3 группы, каждая из которых получила свои вводные по дедлайнам.
Первая должна была сдать все задания до конца семестра, у второй был четкий график, по которому каждой работе был отведен отдельный срок, а третья группа могла ставить себе дедлайны в рамках семестра самостоятельно.
Лучше всего с работой справились участники с фиксированными временными рамками. Команда, которая устанавливала собственные сроки, и студенты первой из группы, где дедлайны были весьма расплывчатыми, показали схожие результаты: высокий уровень прокрастинации и сдача работ со срывом сроков или впритык.
Спустя время ученые повторили исследование. В этот раз участникам предложили за деньги отредактировать работы, якобы написанные иностранными студентами.
Условия эксперимента во многом повторяли предыдущий: у одной группы была полная свобода по дедлайнам, у второй — строгий график, а у третьей — возможность установить собственные сроки. Мотивацией в этом эксперименте стали деньги: за свою работу студенты получали гонорар, а за срыв сроков — были оштрафованы.
Результат второго теста не отличался от первого. Участники, которые работали по дедлайнам, справились с задачей более качественно и вовремя — соответственно, заработали больше денег.
Национальный научный фонд США в 2015 году провел похожий эксперимент: отменил свои дедлайны для подачи заявок на гранты. Команда фонда предполагала, что это снизит уровень стресса для участников, а равномерная подача заявок поможет разгрузить систему проверки. Эффект оказался довольно драматичным: количество работ за год сократилось на 59%. Без дедлайна многим ученым не хватило срочности и мотивации, чтобы подать заявку.
Социальный психолог Нира Либерман считает, что мотивирующая сила дедлайнов связана с так называемыми «градиентами цели». Чем ближе вы к концу выполнения задачи, тем больше отдача от приложенных усилий.
Доктор Либерман объясняет этот феномен на примере книги из 10 глав. Мы потратим одинаковое количество усилий, чтобы прочитать первый или последний раздел. Но когда человек заканчивает главу №1 — это всего лишь десятая часть на пути к успеху. А прочтение последней — приближает к завершению книги.
В чем минусы дедлайнов
По данным исследования Academy of Management Review, четко поставленные дедлайны многих людей не просто не мотивируют, но и способны повергнуть в депрессию. Видя большой объем задач, пусть даже распределенный по времени, разбитый на подпроекты, люди испытывают стресс и не чувствуют сил взяться за работу.
В трети случаев это связано с хроническим перегрузом сотрудника и сигнализирует о выгорании. В 10% ситуаций — проблема с эстимейтами, когда у человека по умолчанию нет шансов успеть в срок.
Психолог Габриэла М. Джига-Бой из Университета Суонси в Уэльсе выяснила, что чем сложнее задача, тем больше люди склонны отодвигать ее дедлайн. Джига-Бой провела эксперимент: попросила участников представить, что около 30 мероприятий произойдут в ближайшем будущем — и нужно расставить их в хронологическом порядке.
Несмотря на то что в задании не было никакой привязки к конкретным датам, задачи, которые респонденты считали сложными (например, планирование свадьбы), находились во времени дальше, чем мероприятия попроще (поход в театр). В представлении участников задачи, которые было легко выполнить (купить билет на спектакль), оказывались ближе к настоящему моменту. В случае со сложными делами подсознание закладывало больший временной промежуток — чтобы точно успеть реализовать задуманное.
Хотите получать дайджест статей?
Как правильно ставить сроки
Есть несколько видов дедлайнов:
- Жесткие (не могут меняться) и гибкие (способны корректироваться).
- Абсолютные и относительные. Абсолютные сроки ставятся для задач, которые будут неактуальны после дедлайна (покупать билеты на рейс — бессмысленно, если самолет улетел). В относительных — важность выполнения задания снижается со временем. Журналист может взять в работу хайповую тему, но чем дольше он будет писать текст, тем меньше шансов, что материал «залетит».
- Внешние и внутренние. На первый взгляд, звучит просто: первые ставит кто-то извне, вторые человек фиксирует сам. Но внешнее и внутреннее способны меняться местами. Например, самоустановленный дедлайн может считаться внешним, если человек просит кого-то со стороны проконтролировать выполнение задания.
Чтобы все делалось вовремя, важно правильно оценивать трудозатраты и ставить реалистичные дедлайны.
Начните с определения всей работы, которую необходимо выполнить в рамках проекта. Как это может выглядеть:
- проанализируйте бизнес-требования к задаче
- разбейте ее на ключевые этапы и подзадачи
- оцените пробелы и потенциальные «узкие горлышки», которые могут усложнить работу
Далее определите необходимое время:
#1. Используйте метод Drill-Down
Возьмите листок бумаги: слева напишите задачи, правее — подзадачи, которые помогут реализовать задуманное. Процесс напоминает «бурение».
Каждое задание из правого списка раздробите на еще более мелкие. Как только у вас появится перечень конкретных шагов — разместите их в логическом порядке и заложите время на реализацию.
Для удобства вместо привычного листа бумаги можно использовать сервисы интеллект-карт — например, Lucidchart, Miro или MindMeister. На майндмэпе сделать подобную декомпозицию будет легче, равно как и вносить в нее изменения.
#2. Примените трехточечную оценку с помощью техники PERT
Program (Project) Evaluation and Review Technique. Идея метода заключается в том, чтобы оценить сроки выполнения задачи или процесса в трех проекциях: оптимистической, пессимистической и наиболее вероятной. Потом среднее время рассчитывается по следующей формуле:
- О — оптимистичная оценка длительности задачи
- M — наиболее вероятная оценка
- P — пессимистичная оценка
Как это выглядит на практике: допустим, руководитель отдела считает, что в нормальном режиме задачу можно выполнить за 12 дней, в оптимистичном случае — за 7, в пессимистичном сценарии — за 29. Тогда расчет будет выглядеть так:
(7 + 4*12 + 29) / 6 = 14 дней
#3. Обратитесь за советом
По данным исследования Американской психологической ассоциации, часто при планировании люди переоценивают свои силы и закладывают недостаточно времени на выполнение работы. Парадоксально, но эти же сотрудники успешно помогают другим подбирать оптимальные сроки. Если вам сложно расставить дедлайны, попросите помощи у кого-то, кто «в теме» задачи и сможет оценить все незаангажированно.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
#4. Рассчитайте индекс погрешности
Этот метод изобрел Стив Павлина, автор книги «Курс по личному развитию для умных людей». Павлина предлагает несколько дней трекать сроки, которые на самом деле занимает выполнение задачи, — и сопоставлять их с вашими ожиданиями. После чего поделить фактическое время на предположения по дедлайнам. В итоге получается коэффициент погрешности, применимый ко всем вашим задачам.
Как это выглядит на примере: у вас было 3 задания, на которые планировалось потратить 6 часов. Фактически их выполнение заняло 9 часов. Коэффициент погрешности составил 9/6=1,5. В будущем, закладывая время на задачи, умножьте его на полученный показатель — так у вас будет больше шансов на то, что ожидание совпадет с реальностью.
Хотите получать дайджест статей?
