SCRUM — популярный фреймворк в разработке. Он позволяет компаниям постепенно создавать продукт и гибко его дорабатывать. Но SCRUM полезен не только в IT.
CEO newage.agency Александр Рольский рассказал, как адаптировал подход для работы маркетингового агентства. Теперь система помогает следить за сотнями кампаний в десятках рекламных кабинетов — и не сходить с ума.
Что такое SCRUM
SCRUM — это организационная методология, которая используется для итеративной работы над проектами. Она позволяет быть гибкими, не теряя при этом фокуса на глобальных целях.
Суть подхода в том, что планирование работы идет постепенно, равномерными отрезками, которые называют спринтами. На каждый из них команда собирает пул задач (в SCRUM используется понятие stories), неизменный до конца спринта. Каждая story оценивается в сторипоинтах — оценка описывает объем и сложность взятых в спринт тасков. Так, задачи «перепроверить фид» и «составить медиаплан» могут занимать одинаковое время, но та, что сложнее, будет стоить больше сторипоинтов.
По ходу работы над проектом команда выполняет задачи, собирает сторипоинты и копит идеи для следующего спринта. И так равномерными отрезками проекты постоянно дорабатываются и улучшаются.
Чем отличается SCRUM в маркетинге и в IT
Глобально SCRUM-подход в маркетинге похож на тот же метод в IT-сфере. Но именно в нашей, агентской работе есть отличия, которые делают SCRUM даже более важным, чем в разработке.
В продуктовых IT-компаниях команда занимается одним глобальным проектом. Допустим, речь о создании мобильного приложения: задачи постепенно накидываются в бэклог и не конфликтуют между собой, потому что движутся в рамках единого проекта.
А у агентств в бэклоге пересекаются таски по разным проектам, кампаниям и клиентам. И между ними необходимо распределять приоритеты, чтобы уделить должное внимание каждому.
При стандартном недельном планировании может случиться так, что сложный запуск кампании отвлечет внимание от текущих — и команда только в пятницу вспомнит, что не успела доделать что-то для другого клиента.
Но, планируя спринт, мы заранее понимаем, сколько времени получит каждый из клиентов и насколько сложные задачи будут для него выполнены.
Как рекламное агентство работает по SCRUM
Работа по SCRUM идет итеративно, циклично. А значит, описанные далее процессы постоянно повторяются в каждом спринте.
#1. Общая организация работы
Определение длины спринта
Первое, что следует делать в начале каждого спринта, — определять его длину.
Короткие спринты удобны тем, что позволяют компании сохранять максимальную «гибкость» и готовность часто вносить коррективы в свои планы. Кроме того, это подразумевает короткий цикл обратной связи: мы быстро получаем фидбек от клиента и не тратим время на работу в неверном направлении.
Но и длинные спринты тоже удобны. У команды остается больше времени, чтобы набрать темп, и пространства для маневров — чтобы решать возникшие проблемы. К тому же, чем длиннее спринт, тем длительнее срок для достижения его цели, без потребности планировать следующий.
Мы по умолчанию применяем короткие недельные спринты, но при необходимости используем более долгие периоды для некоторых клиентов и проектов.
Выбор времени и места ежедневного стендапа
В гибких подходах к организации работы важно регулярно синхронизироваться с коллегами, чтобы вся команда понимала, кто, над чем и насколько успешно работает в каждый из дней.
А для этого нужно заранее определить место, время ежедневных встреч — и добросовестно их посещать. Такое планирование занимает 5–15 минут и стоит каждой потраченной секунды, ведь оно «вводит мяч в игру» — и после собрания все знают, чем заниматься сегодня.
Проектные команды newage.agency встречаются по утрам, обычно между 9:00 и 10:00.
#2. Подготовка к планированию
В конце каждого спринта команда планирует следующий, но, чтобы правильно это сделать, нужно заранее подготовиться.
Перед каждым планингом лидер команды, project manager, проверяет несколько пунктов.
- Есть ли у команды Team backlog — документ, в котором скапливаются потенциальные задачи для следующих спринтов. Мы создаем отдельные бэклоги для каждой рекламной кампании, и PM проверяет, не затерялась ли какая-нибудь из них.
- Все таски должны быть классифицированы по важности.
- Поскольку в спринт входят задачи по нескольким клиентам и у них может быть одинаковый приоритет важности, РМ назначает разных ответственных исполнителей. Это позволяет распределить нагрузку и выполнять задачи вовремя, не сдвигая сроки.
- PМ должен понимать каждую story. Ему не обязательно знать во всех подробностях, что конкретно следует сделать, но нужно осознавать, почему определенная user story попала в Team backlog.
Примечание: заинтересованные лица могут добавлять user story в product backlog, но не имеют права назначать им степень важности. Это прерогатива PМ. Кроме того, стейкхолдеры не должны заниматься оценкой трудозатрат — она входит в полномочия команды.
Перед началом планирования PM наводит порядок в бэклоге, оценивает важность задач и выясняет подробности по тем, которые не вполне понятны.
#3. Планирование спринта
Определение цели спринта
Здесь начинаются структурные, идеологические отличия SCRUM от обычного потокового планирования работы. В SCRUM у каждого спринта есть цель, которая служит ответом на ключевой вопрос: «Для чего мы работаем над этим спринтом и почему просто не уйдем в отпуск?». Ориентиром может быть что угодно: «заработать больше денег», «завершить три story с самым высоким приоритетом», «подготовиться к запуску кампании» или даже «удивить маркдира заказчика». Цель необходимо формулировать на бизнес-языке, а не с помощью технической терминологии, то есть словами, которые поймут даже люди за пределами команды.
Цель спринта может казаться немного глупой и надуманной в ходе планирования. Ее ключевая ценность проявляется к середине спринта, когда члены команды уже потихоньку забывают, чего именно хотят в нем добиться. Если у вас есть несколько SCRUM-команд, которые работают над разными проектами (как у нас), полезно собирать в одном месте список целей спринтов для всех команд. Например, вывесить их на всеобщее обозрение, чтобы каждый сотрудник (а не только руководство) знал, чем и зачем занимается агентство.
Хотите получать дайджест статей?
Выбор Stories, которые войдут в спринт
Ключевой момент в планировании спринта — процесс формирования списка задач. А точнее, выбор stories, которые нужно скопировать из product backlog в sprint backlog и сделать в ближайшие две недели. Именно команда определяет, какое количество stories будет в спринте. Ни РМ, ни кто-либо еще не должны непосредственно влиять на этот выбор.
Определение готовности
Важно, чтобы и РМ, и команда сформулировали критерий готовности. Можно ли считать story завершенной, если сделан отчет, но выводов нет и записка не подготовлена? Или же задача готова лишь после того, как итог отправили клиенту и провели перепланирование.
Поначалу мы пытались применять чек-листы для определения готовности story, но отказались от этого решения. Сейчас мы либо прописываем конкретные критерии под каждую story, либо говорим: «Story готова, когда так считает РМ». В этом случае именно менеджер отвечает за то, чтобы донести до команды свои пожелания и контролировать готовность story.
Итог планирования
Спринт считается запланированным и можно приступать к реализации, когда по итогу есть такие пункты:
- Ясна цель спринта и его длительность
- Есть список stories, которые команда будет делать в рамках спринта
- У каждой story есть оценка в сторипоинтах и понятны критерии готовности задачи
- Рассчитана производительность и нагрузка каждого члена команды, никто не перегружен, но и не сидит без дела
- Определено время и место проведения ежедневных митингов
Когда план в таком виде готов, остается выполнять его, синхронизироваться с коллегами и накидывать идеи в бэклог будущего спринта.
Что SCRUM-подход дает рекламному агентству
Для нас SCRUM увеличил пропускную способность команд. Люди понимают свою нагрузку и могут добавлять или отнимать таски, ориентируясь на это. Причем нагрузку не только в часах, но и в объеме дел. Если мы понимаем, что какая-то задача занимает много сторипоинтов, но нерентабельна, — можем ее отсечь. И это работает на всех уровнях:
- команды понимают четкий порядок действий: что и в какой очередности будет выполнено
- лидер проекта знает, чем занимается команда на постоянной основе
- руководство имеет цифровой инструментарий для понимания нагрузки команд
Когда несколько недель выполнялось по 500–600 сторипоинтов, а потом внезапно 250, это сигнализирует о проблеме. В такие моменты мы подключаемся и разбираемся.
С другой стороны, если при среднем показателе в 500 сторипоинтов команда неожиданно выдает 900, это тоже странная ситуация, и нужно принимать какие-то операционные решения — переводить часть проектов на другие команды или помогать с перераспределением.
Важно! Вскоре после внедрения SCRUM мы заметили, что проектные команды по-разному оценивают сторипоинты. Условно, «написать письмо техподдержке» в одной команде стоило 5 сторипоинтов, а в другой — 25. Поэтому мы в агентстве выработали шкалу оценки типовых story: определенный тип задач должен быть просчитан от и до. Это позволяет оценивать нагрузку разных команд «одной линейкой» и сравнивать их результаты.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
К тому же это выгодно клиентам, ведь оптимизированные процессы уменьшают себестоимость услуг. Мы тратим на одну и ту же работу меньше времени и, соответственно, можем удерживать комиссию на приемлемом уровне. Плюс, когда команда работает по процессам, уменьшается количество и вероятность ошибок.
То есть маркетинговому агентству SCRUM помогает:
- увеличить пропускную способность команд
- четко определять набор задач на спринт — без возможности бесконечно добавлять новые дела ASAP
- связывать цель каждого спринта с глобальными проектами компании
- ежедневно синхронизировать работу команды
- адекватно оценивать нагрузку и трудозатраты
- предоставить руководителям цифровой, измеримый инструмент для оценки эффективности работы, чтобы замечать проблемы либо, наоборот, сверхрезультаты
Хотите получать дайджест статей?
