Многие менеджеры оценивают эффективность команды количеством рабочих часов, проведенных у компьютера. И внедряют для этого тайм-трекеры.
В идеале такой инструмент действительно должен помогать руководителю определить, насколько его сотрудники продуктивны и какие приоритеты расставлять в текущих задачах. Но зацикленность на тайм-трекинге может создать токсичную культуру и раздражающий микроменеджмент, которые демотивируют команду.
Разбираемся, как преодолеть страх сотрудников перед отслеживанием времени и какие тайм-трекеры можно попробовать внедрить, не ввергая команду в депрессию.
Зачем применяют трекеры на работе
В США 19,3 млн сотрудников «крадут» 59 млн рабочих часов при уровне оплаты $150/час. Из-за этого экономика Штатов ежедневно теряет $8,8 млрд. «Кража» времени означает, что человек получает оплату за работу, которую не выполнял.
Обычно рабочее время тратится на:
- решение личных вопросов (семейные дела, покупки в онлайн-магазинах, персональные переписки или звонки, просмотры роликов в TikTok)
- слишком частые перерывы для отдыха
- приготовление еды в офисе
- смол-токи с коллегами
При этом исследования показали, что средний показатель продуктивности среди почти 2 тыс. сотрудников — всего 2 часа 53 минуты в день.
Вполне закономерно, что компаниям невыгодно держать в штате человека, который приносит убытки. Особенно это касается крупных IT-проектов. Согласно McKinsey, они на 45% превышают первоначальный бюджет, при этом давая прибыль на 56% меньше, чем ожидалось. Во многом это происходит из-за нарушения сроков.
Какие проблемы решают тайм-трекеры:
- Увеличение прозрачности рабочих процессов.
- Повышение продуктивности сотрудника. Трекинг-система отсекает возможность отвлекаться на другие дела.
- Усиление чувства ответственности. Отслеживая время, потраченное на проект, сотрудники лучше ощущают собственную роль в нем и свой вклад.
- Снижение убытков компании. Благодаря трекингу времени менеджер может отследить, какие неприоритетные задачи забирают время у члена команды, и переформатировать его работу. Кроме этого, тайм-трекинг направлен на то, чтобы предотвращать «кражу» времени, о которой мы говорили выше. Таким образом компания снижает риск выхода в минус из-за неэффективного тайм-менеджмента.
Какие компании в США внедрили тайм-трекинг
В Штатах подобные системы используют в основном для низкооплачиваемых профессий.
Например, они внедрены в компании Amazon, чтобы следить за работниками на складах. Издание Vice сообщает, что корпорация применяет радиочастотные сканеры, чтобы следить, чем сотрудник занимается в течение дня. Если человек «украл» до 59 минут рабочего времени за год — ему выдают письменное предупреждение. А если накопилось от 60 до 120 минут в день, либо после первого предупреждения он «присвоил» еще до 59 минут — сотрудника могут уволить.
Amazon заставляет работников письменно докладывать, где они находились и почему ничего не делали:
Точно так же тайм-трекинг обязателен для кассиров крупной американской сети супермаркетов Kroger и водителей компании международных перевозок UPS.
Есть и другие кейсы из США. Репутация рекрутинговой организации по найму IT-специалистов — Crossover — начала падать после того, как одна из бывших сотрудниц подала на компанию в суд. Система тайм-трекинга Worksmart не отследила время, которое женщина потратила на выполнение задачи, и Crossover не выплатил ей зарплату.
В UnitedHealth Group, организации из сферы здравоохранения, низкая активность клавиатуры может повлиять на компенсацию и бонусы.
А в скандально известной компании Enron, которая прекратила свое существование из-за мошенничества ее топ-менеджмента, в течение каждых 10 минут рабочего времени (этот момент было невозможно предугадать) камеры делали снимки лиц работников и экранов их компьютеров, чтобы проверить, на месте ли подчиненные. Если человек отсутствовал, это стоило ему 10 минут от месячной ставки.
Сотрудники все чаще сталкиваются с тайм-трекингом, и отзывы отнюдь не положительные. В TikTok даже существуют видео о том, как обмануть трекинг-системы, в том числе с помощью «манипулятора мыши» — устройства, которое создает видимость активности:
@katrant You can get that on amazon! #mousejiggler #haha #workfromhome #amazonfinds #momsoftiktok #military #CloseYourRings #sleep ♬ Original sound taybayxoxo - 💕Jools 💕
Почему сотрудники ненавидят тайм-трекеры и как это преодолеть
Стоит признать, что такие компании, как Amazon, Enron, Crossover, явно перестарались в своем желании все контролировать и вторглись в личное пространство сотрудников. Такое у любого вызовет приступ панической атаки.
Как же поступить менеджеру, который решил внедрить тайм-трекер, но при этом не хочет, чтобы сотрудники чувствовали себя подавленными и увольнялись?
Ниже мы разобрали три основных блока, которые стоит проработать руководителю, чтобы трекер выполнял свои реальные задачи — помогал приоритизировать таски и понимать эффективность работы команды.
Хотите получать дайджест статей?
Блок #1. «Тайм-трекинг будет отвлекать меня от реальных задач»
Во многих компаниях это действительно так. Например, в Crossover человек должен сидеть так, чтобы было отчетливо видно его лицо. При этом руку нельзя держать у лица — так камера фиксирует, что работник не говорит по телефону. Кроме того, отслеживается активность клавиатуры и мыши — она должна быть не ниже определенного рейта.
Сотруднику приходится все время держать в голове эти нормативы, за что подобный способ трекинга прозвали «дрессировкой обезьяны».
Решение:
Менеджер должен взвесить все за и против внедрения трекинг-системы. Слишком агрессивный трекер будет распространять токсичную корпоративную культуру, подавлять личность человека и отвлекать от выполнения основных дел.
Единственная цель трекера — контролировать, сколько времени было потрачено на ту или иную задачу. Так менеджеру будет проще понять, как человек приоритизирует таски и стоит ли вносить изменения в его нагрузку. С этой целью отлично справляется облачная платформа Productive.
В Productive нет агрессивного видеонаблюдения. Сервис помогает участникам команды эффективно отслеживать время, распределяя задачи по приоритетам и проектам.
Инструмент позволяет интегрировать в систему Google или Outlook календарь, активировать таймер, приступая к работе, и создавать еженедельные таймшиты с результатами работы.
Цена Productive: от $17 в месяц.
Блок #2. «Теперь мне не доверяют, а трекинг-система обесценивает мою работу»
Нередко при внедрении трекеров в коллективе появляется токсичная иерархия, поскольку вы почти наверняка будете знать, что руководство не отслеживает свои задачи.
В токсичном коллективе обязательно появится коллега, который будет докладывать менеджеру, что один сотрудник трекает время неправильно, а другой — использует софт, который имитирует активность мыши.
Это подорвет доверие между командой и руководителем. Сотрудники начнут чувствовать недоверие менеджера — теперь им нужно постоянно доказывать, что они не просто просиживают время в офисе.
Кроме этого, тайм-трекинг угнетающе действует на людей с креативным мышлением и на тех, чьей сильной стороной является мультитаскинг. Ведь, по сути, система отслеживания времени убивает любую возможность мультизадачности.
Решение:
Перед внедрением трекинг-инструментов соберите команду и обсудите все болевые точки. Дайте коллегам понять, что вы не обесцениваете их работу, а внедряете трекер для того, чтобы лучше рассмотреть сильные стороны каждого сотрудника.
В команде может оказаться человек с творческим мышлением, который наотрез отказывается чувствовать себя персонажем романа Джеймса Оруэлла «1984». Проведите с таким сотрудником индивидуальную встречу и посмотрите вместе демо по использованию той или иной платформы.
Важно, чтобы человек понял, что никто не будет насаждать ему свое мнение, а сервис для трекинга — это friendly-инструмент, с приятным интерфейсом и дружественными напоминаниями.
Хорошим решением для креативных команд с мультизадачными сотрудниками будет облачная платформа ClickUp. Она объединяет project- и time-менеджмент в комплексную систему. Среди ее полезных функций: управление проектом по разным методологиям, трекинг задач, возможность создания дашбордов, таймшитов, чатов, CRM и многое другое.
Цена ClickUp: от $5 для 1 пользователя в месяц, также есть бесплатная версия.
Блок #3. «Я не могу расслабиться из-за ужасного интерфейса системы»
Мало того, что сотрудник постоянно ощущает на себе противный микроменеджмент, интерфейс тайм-трекера тоже не приводит в восторг. Обычно негативный user experience связан с более старыми версиями трекеров.
Монотонная цветовая гамма, сухие напоминания, усложненные функции трекинга — все это может напрочь отбить желание работать над задачей и даже вогнать в депрессию.
Решение:
Менеджерам стоит выбирать максимально приятный, дружественный дизайн тайм-трекера, иначе сотрудники погрязнут в серых буднях и не смогут обеспечить ту отдачу, на которую надеется каждый руководитель. Важно, чтобы уведомления были ненавязчивыми, а tone of voice системы не напоминал бездушного робота.
Многие разработчики трекинг-платформ уже учли эти особенности восприятия пользователей. Хороший дизайн и баланс цветов — у платформы Toggl Track, которая лучше всего подходит для фрилансеров.
Функционал платформы простой: время можно отслеживать автоматически и интерактивно, а отчеты — создавать в различных форматах (таблицах, инфографиках). Кроме того, в Toggl Track доступна интеграция с более чем 100 приложениями (например, Freshbooks).
Цена Toggl Track: бесплатно (до 5 пользователей) или от $9 для 1 пользователя в месяц.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Хотите получать дайджест статей?
