Каждый сотрудник проводит в среднем от 8 до 17 встреч в неделю. Если на протяжении года созвоны будут затягиваться на 15 минут — вы потеряете 5–6 дней личного времени.
Когда начинать подводить итоги, чтобы не нарушать сроки митингов? Как расслабить участников после сложной дискуссии? Что можно сказать в конце, чтобы коллеги с нетерпением ждали новых созвонов?
Собрали советы и полезные фразы, которые помогут эффективно завершать встречи с командой.
#1. Заканчивайте созвоны в срок
Митинги, которые затягиваются, не нравятся никому, даже если это «всего лишь» 15 минут. Участники перестают слушать и нервно поглядывают на часы, беспокоясь о том, как задержка повлияет на остаток рабочего дня.
Как закончить совещание вовремя:
#1. Начинайте созвоны в срок, даже если кто-то из коллег опаздывает.
#2. Составьте план встречи и отправьте его участникам, чтобы они могли заранее подготовиться.
#3. Следите за тем, чтобы люди не слишком уходили от темы, иначе беседа может затянуться, а вы так и не успеете обсудить ключевые вопросы.
#4. Регулярно проверяйте время и не стесняйтесь его озвучивать: «У нас есть 15 минут для обсуждения вопросов A и Б. Я знаю, здесь есть что обговорить, но смотрю на время — и нам нужно двигаться дальше».
#5. «Прийти на 10 минут раньше — значит прийти вовремя», «завершить встречу на 10 минут раньше — тоже значит завершить ее вовремя». Если митинг назначен с 9 до 10, вам не обязательно заканчивать ровно в 10, ведь в таком случае коллеги опоздают на следующие встречи.
#6. Установите таймер, чтобы успеть подвести итоги и ответить на вопросы.
#2. Согласуйте следующие шаги и установите дедлайны
Разговор должен привести к действиям, которые привязаны к конкретным людям и дедлайнам. Это залог продуктивной встречи.
Убедитесь, что вы установили реалистичные сроки. Задачи должны быть четкими и понятными для всех — особенно для тех, кто за них отвечает.
Используйте слово «мы», чтобы подчеркнуть важность командной работы. Например:
- «Итак, как мы говорили, Алекс, ты возьмешь на себя контент-план и подготовишь его завтра к обеду. Карина, ты сказала, что сможешь обработать снимки к 17:00, верно? Андрей, на тебе монтаж видео. Спасибо, ребята, вместе мы сделаем все быстрее и качественнее!»
Предложите помощь: спросите у коллег, есть ли у них все необходимое для выполнения задач. И подскажите, к кому они могут обратиться, если вдруг возникнут сложности.
3. Подведите итоги и оставьте время для вопросов
Как закончить встречу, чтобы участники вынесли из нее максимум пользы? Финальный этап можно обозначить так:
- «Прежде чем мы закончим, давайте подытожим основные тезисы встречи и пройдемся по всему, о чем говорили».
- «Итак, мы определили три основные цели этого проекта на следующий квартал и проанализировали данные о продажах за последний месяц».
Обязательно оставьте 5–7 минут, чтобы дать слово другим участникам. Спросите у коллег, хотят ли они что-нибудь добавить. Вместо традиционной фразы «У кого-нибудь есть вопросы?», используйте более открытую версию «Какие вопросы у вас есть ко мне или коллегам?».
4. Выразите благодарность
Похвалите сотрудников за то, что они были активны на собрании и не просрочили дедлайны. Согласно исследованию, такой подход помогает повысить мотивацию и снижает уровень стресса. А ощущение того, что тебя ценят, мгновенно поднимает самооценку.
Вот некоторые фразы, которые вы можете использовать перед тем, как закончить встречу в Zoom:
- «Аня, ты меня очень выручила, когда вмешалась. Можно сказать, что благодаря тебе нам удалось закрыть эту сделку».
- «Оля, мне очень понравилась твоя презентация сегодня. Круто получилось!»
5. Позвольте участникам выдохнуть
Дайте коллегам расслабиться под конец встречи, особенно если вы обсуждали сложные вопросы. Подойдут, например, такие способы:
Быстрые игры
- «Ну что, у нас осталось 5 минут на любимую игру! Начнем?»
Две правды / одна ложь. Каждый участник рассказывает три факта из своей личной или профессиональной жизни. Два из них должны быть правдивыми, один — выдуманным. Коллегам нужно угадать, что из перечисленного — неправда.
Викторина. Нужно выбрать тему и заранее подготовить вопросы. Они могут касаться сферы деятельности компании или любых других областей: истории, астрономии, искусства. Отличный способ выяснить, кто в вашей команде гений и знает все о династии Цинь.
Вопросы и загадки
Задайте забавный вопрос или предложите логическую загадку — и попросите участников найти ответ к следующей встрече. Можно построить игру так, чтобы коллеги по очереди придумывали загадки и озвучивали их в конце собраний. Согласно исследованию, это помогает развивать критическое мышление и анализировать информацию. А совместное решение логических загадок улучшает навыки работы в команде.
Вот несколько примеров:
– Бита и мяч в сумме стоят $11. Бита стоит на 1 доллар дороже, чем мяч. Сколько стоит мяч? (Ответ: $5)
– Бухгалтер говорит: «Адвокат — мой брат». И это правда — у них действительно одни родители. В то же время адвокат отрицает, что у него есть братья, — и это тоже правда! Как такое возможно? (Ответ: бухгалтер — женщина).
Весь бизнес-контент в удобном формате
Статистика
Особенно ценно, когда статистика связана с работой, которую выполняете вы с коллегами. Можно рассказать о новых исследованиях или способах организации командной работы. Вместе вы сможете научиться чему-то новому и применить результаты экспериментов в своей области.
Пример:
McKinsey’s опросили 25 тыс. американцев и выяснили, что 87% из них с удовольствием используют любую возможность работать удаленно. В ходе опроса GoodHire 45% респондентов заявили, что согласны на сокращение зарплаты, если смогут продолжать работу из дома.
6. Попросите оставить отзыв
Это можно сделать открыто или анонимно. Так вы узнаете, какие ошибки допускаете во время митингов, какие виды встреч сотрудникам нравятся больше, чего им не хватает. Используйте Google Forms или специальные онлайн-сервисы, такие как Slido, Jotform, Typeform.
Опрос после встречи должен быть коротким, быстрым и простым. Задавать вопросы нужно четко и по существу, чтобы участники смогли легко на них ответить.
Можно использовать рейтинговые и открытые текстовые формулировки:
#1. Как бы вы оценили сегодняшнюю встречу?
#2. Насколько актуальной/интересной была для вас информация? (по шкале от 1 до 10)
#3. Насколько полезно вы провели время? (1 — не услышал ничего нового, 10 — максимально полезно)
#4. О чем бы вы хотели говорить больше/меньше во время наших собраний?
#5. Какая информация вызвала у вас наибольший отклик?
#6. Есть ли у вас замечания лично для меня?
#7. Если бы вы могли изменить одну вещь в митинге, что бы это было?
Шаг за шагом постарайтесь реализовать предложения коллег на следующих созвонах. Когда сотрудники увидят, что вы принимаете во внимание их мнение, они будут более открыто делиться своими мыслями.
Хотите получать дайджест статей?
