Ольга Сафина — вице-президент по коммуникациям в компании Innovecs. Запускала FEDORIV Hub, UNIT.City и Chasopys, работала менеджером корпоративного PR в NEMIROFF и руководителем по коммуникациям в ВДНХ.
В креативном пространстве UNDERHUB Ольга выступила с лекцией «Маркетинг мероприятий и его возможности». Записали самое интересное.
Пять вопросов перед организацией ивента
1. Зачем вы это делаете?
Определите для себя четкую и честную мотивацию. Она может быть материальной и нематериальной. Для меня дополнительным маркером успеха становятся отзывы и длительное хорошее послевкусие участников.
Если ориентироваться на то, что утром после события вам позвонит условный Илон Маск и поблагодарит за хороший ивент, планка поднимется сама собою.
2. Кому это нужно?
Для меня это чувствительный вопрос. Как правило, если спросить людей, что они хотят сделать или какое мероприятие посетить, то услышите в ответ «обсуждать поэзию, спасать животных, делать социальные проекты».
Но это, в основном, неправда: люди хотят казаться лучше, чем они есть. На самом деле многих устроят поросячьи гонки и пиво по 15 гривен.
Когда вы честно определите, кому нужна ваша инициатива, коммуникация будет эффективнее, а организация — проще.
3. Почему людям понравится?
Однажды в Украину приехал известный ландшафтный дизайнер из Японии, и мы договорились, что он прочитает лекцию в FEDORIV Hub. На ивент пришел один (!) человек.
Одной из главных причин провала было то, что накануне он провел бесплатную лекцию в институте архитектуры. Да, мы не предвидели такого поворота событий. Поэтому актуальным является вопрос: почему люди заплатят за ваше мероприятие, что именно им будет интересно, и что их заставит их к вам вернуться?
4. Кто рядом с вами?
Все проекты похожи на их создателей. И ценности людей, которые придут на ваше мероприятие, будут совпадать с вашими. Конечно, если вы правильно их скоммуницируете.
Да, продвигать революционные идеи легче и эффективнее с лидерами рынка. По людям, которые рядом с вами, оценивают и измеряют вас и вашу ценность. Будьте внимательны и ответственны в выборе партнеров и лидеров.
Работая в компании не из ТОП-5 рынка, дайте себе время и планируйте ресурсы на формирование репутации.
5. Почему люди не придут?
Высокое предложение на событийном рынке дает возможность человеку выбирать. Сегодня рынок ивентов — рынок участника. У нас есть реальные кейсы, когда при продаже 100 билетов, приезжают человек 40. Сегодня людям легче потерять деньги, чем время и силы.
Весь бизнес-контент в удобном формате. Интервью, кейсы, лайфхаки корп. мира — в нашем телеграм-канале. Присоединяйтесь!
Поэтому заранее прорабатывайте вариант, что к вам могут не прийти и ищите инструменты, которые помогут этого не допустить.
Популярными именами уже никого не удивишь. Люди приходят за комьюнити и экспертизой. Слушателям нужны практические знания, которые они сразу же смогут внедрить. Громкие имена работают слабее хороших тем.
Что учитывать при выборе локации
Место должно давать дополнительную ценность. Ивент-менеджер — это лекарь, который решает боли своих партнеров. Владельцы локации могут оказать вам услуги бесплатно, если вы принесете им пользу.
Например, пригласите на свой ивент их аудиторию и решите их бизнес-задачи.
Обращайте внимание на расположение локации. Офис Innovecs находится далеко от центра, поэтому по вечерам в будние дни люди к нам доезжают сложно. А вот мероприятия на выходных или на целый день в будни — наш самый эффективный вариант.
Совет: если собираетесь проводить ивент вечером или в будний день, выбирайте локацию рядом со своей аудиторией. Желательно с хорошим видом или террасой.
Локация должна поддержать вас информационно. Это нормальная практика, поэтому говорите об информационной поддержке.
Если работаете со спонсором, брифуйте фотографа или видеографа. Помните, что по каждому спонсору нужен отдельный слот, просите отправлять фото или видео отдельными линками, чтобы сразу пересылать их партнерам.
Потом времени на отчетность, как правило, не хватает.
Еще несколько советов
«Бери вершину и будешь иметь середину». Эта цитата украинского философа Григория Сковороды идеально подходит для ивент-менеджмента. Когда мы готовим мероприятия, то руководствуемся таким же принципом: приглашаем топовых сильных спикеров, выкладываемся на полную, и, как минимум, хороший результат гарантирован.
Главная задача — определить проект. Объясните себе и команде, зачем вы организовываете это событие, какие задачи решаете. Так вам легче будет определить партнеров и пути коммуникации, а цель станет более видимой и ощутимой.
Я рекомендую отдельно записывать материальные и нематериальные цели. Часто в рамках партнерских и спонсорских событий нематериальные цели играют более важную роль.
Ищите в команду единоверцев, а не единомышленников. Я не верю в единомышленников, потому что мыслить одинаково — сложно. Лучше верить в одну идею и исповедовать одинаковые ценности.
Очень сложная задача — объединить команду для достижения единой цели. Не всегда получается, но если люди верят в бренд и проект, это реально.
Ваш продукт должна пиарить вся команда. Не разрешайте ни руководителю, ни администратору, ни охраннику порочить ваш бренд или сомневаться в нем. Любите, цените, но при этом объективно оценивайте проект. Зажгите остальных делать также.
Все, от хелптима до фотографа на мероприятии, должны знать, о чем событие, чем оно ценно, и насколько крутое.
Второго впечатления не существует. Стремитесь к вау-эффекту с первого раза. Думайте, какую эмоцию должен испытать человек. По моим наблюдениям, сейчас платят за мероприятия, которые гарантируют три составляющих: эмоции, экспертиза и комьюнити.
Комьюнити не менее важно, чем экспертиза. Используйте это в анонсирующих и пост-коммуникациях. В ваших фото- и видеоотчетах должны быть люди, которые представляют ваше комьюнити.
Люди со смартфонами потенциально опасны для вашего мероприятия. Это категоричное утверждение должно напомнить вам, что в зале потенциально сидит тот, кто видит все ваши недоработки и может выложить их в сеть. Когда у вас в голове есть это понимание, легче предусмотреть факапы.
Будьте вежливы и открыты. Как организатор, вы являетесь принимающей стороной. Ваша задача — выступать связующим звеном в развитии сообщества, ваших гостей. Знакомьтесь с гостями и знакомьте их друг с другом, общайтесь, ищите точки пересечения интересов.
Доверяйте интуиции. Если вам нравится локация, но некомфортно работать с её менеджером, — откажитесь. Как правило, это грозит сложностями в коммуникациях и во время подготовки и на самом событии. Откажитесь или передайте другому менеджеру заказ, если локация ваша, и приходит ивентор, с которым не совпадают ценности.
Всегда берите гонорар за работу. Оценивайте свою работу деньгами или медиапокрытием, формированием репутации или потенциальными сделками. Но оценивайте обязательно. Ваш труд, несмотря на то, что это и ваша страсть, должен быть оплачен и монетизирован.
Требуйте от команды честности. И будьте сами с нею честны. Это сокращает расходы и предупреждает факапы.
Хотите получать дайджест статей?
