Многие предприниматели ведут отчетность «на коленке» и громко зевают, когда слышат «Баланс», «P&L» или «Cash Flow».
Но без строгого учета финансов вам могут отказать в кредите, сотрудники не получат бонусы, или вы попросту не заметите, как потеряете прибыль. Антон Шулык, CEO компании Civitta, рассказывает, что отчетность — это не страшно, нужно только знать, как к ней подойти.
Нам кажется, что собственник должен чувствовать бизнес безо всякой отчетности. Чтобы понять, насколько верны эти чувства, проведите небольшой тест. Помните ли вы, на что тратили деньги за последний месяц?
Какой была общая сумма, как ваши расходы разбивались по статьям и какова динамика этих статей по сравнению с последними тремя месяцами? Сравнив такую умственную оценку с результатами фактического наблюдения, вы удивитесь — разница будет не 5 и даже не 10 процентов.
Если не можете контролировать личные затраты, то расходы компании в голове удержать будет еще сложнее. Поэтому уже много веков финансовые данные переносятся на бумагу и регулярно проверяются.
Как появились финансовые отчеты
Еще в XV веке Лука Пачоли, партнер по бизнесу Леонардо да Винчи, сказал, что успешный торговец нуждается в трех вещах: достаточная сумма денег или кредита, хороший счетовод и учетная система, которая позволяет ясно видеть все счета и результаты.
Тогда появился подход к учету с помощью двойной записи, который используется до сих пор.
В обиход вошли бухгалтерские книги и журналы, стала популярной профессия счетовода. Уметь читать эти книги и счета и пользоваться этой информацией было критически важно.
Финансовые отчеты в том виде, к которому мы привыкли, начали появляться в США с 1920-х и основательно закрепились на предприятиях в 1950-х.
Но уже сегодня одной только отчетности недостаточно, поэтому в годовых сводках крупной корпорации вы найдете информацию о целевых рынках, стратегии развития и команде. Уровень требований к открытости и прозрачности информации постоянно возрастает.
Зачем вести отчетность
Но вернемся к нашему примеру — собственник, который чувствует бизнес и считает все цифры в голове. Слишком часто такой кейс встречается в жизни. По мере развития бизнеса объем продаж увеличивается, директор нанимает заместителей по каждому из направлений, деятельность усложняется.
Теперь нужно регулярно контролировать статус выполнения целей, и считать в уме уже не получится.
Вот какие опции станут доступны, если вести отчетность:
Все менеджеры будут видеть финансовые показатели и отталкиваться от них при расчете бонусов.
Будут видны результаты работы и можно будет принять решение — что делать дальше, чтобы эти результаты улучшить.
Станет понятно, кто должен деньги вам и кому должны вы. Только человеку с выдающейся памятью под силу держать эти данные в голове.
Вы определите себестоимость продажи. Для этого нужно знать стоимость товаров и других ресурсов. До появления первых ERP-систем себестоимость рассчитывалась по методу «котла». Действовала формула: сколько было товаров на начало + сколько купили — сколько остались = себестоимость. При таком расчете менеджер не замечает воровство, ненормированное использование и обычные потери и упускает дополнительную прибыль.
Сможете показать данные другим людям. Учет в голове или «на салфетке» вы не покажете ни партнеру, ни сотруднику компании. Чтобы собеседник видел те же цифры, что и вы, их нужно перенести на бумагу. Если хотим получить кредит от банка или взять авто в лизинг, нам тоже нужно предоставить финансовую отчетность. Не фиктивный отчет, который бухгалтеры часто подают в налоговую, а реальные цифры бизнеса, с которыми можно работать и принимать решения.
Будете контролировать результаты деятельности своих управленцев. Собственник и генеральный или финансовый директор должны договориться, как отчетность будет выглядеть, какая информация будет собираться, как классифицировать определенные транзакции. Например, есть кейс, когда собственник платил менеджеру бонусы с показателя EVA (экономическая добавленная стоимость), а менеджер, чтобы этот показатель завысить, без ведома собственника продавал основные фонды компании.
Основные формы отчетности
Золотой стандарт финансовой отчетности в публичных компаниях состоит из четырех отчетов и сводки примечаний:
Отчет о финансовом положении (Баланс).
Отчет о прибылях и убытках (P&L).
Отчет о движении денежных средств (Cash Flow).
Отчет об изменениях капитала (нужен только особо крупным компаниям).
Примечания к финансовой отчетности, то есть расшифровки основных цифр, которые представлены в отчетах.
Для малого и среднего бизнеса будет достаточно первых трех форм. Эти формы обычно готовятся раз в месяц, хотя бывают ситуации, когда Баланс делают раз в квартал, а вот P&L и Cash Flow — раз в месяц.
Баланс
Это сводка активов, которыми владеет компания, обязательств, по которым компания должна рассчитаться и результирующая сумма собственного капитала, то есть — сколько наших денег из тех, которые вложены в бизнес.
У меня был случай, когда собственника больше всего интересовал показатель собственного капитала. Каждый месяц я для него подбивал баланс и выводил сумму собственного капитала.
В этом подходе есть некоторый смысл, но есть и недостаток. Используя балансовый метод оценки результата, мы оцениваем компанию по остаточному принципу — сколько денег останется, если все продать и рассчитаться по долгам.
Потенциал развития компании и ее возможность наращивать денежный поток в будущем не учитываются. А хорошие компании тем и отличаются, что за них готовы платить с премией к остаточной сумме активов в этом бизнесе.
Польза баланса в том, что он отчасти позволяет ответить на вопрос «где деньги?», и если эти деньги есть, то позволяет понять, можем ли мы их потратить. Ситуация знакома многим — вроде и деньги есть, а непонятно, можно ли их забирать из бизнеса, не нарушив устойчивость.
P&L
Это отчет об экономике бизнеса. Благодаря ему мы понимаем, что получили за период — прибыль или убыток. Любой бизнес — небольшая магия. Мы должны потратить чуть меньше и создать чуть больше.
Если компания создает добавленную стоимость, мы видим прибыль в P&L, а если компания проедает больше, чем создает — появляется убыток.
Кроме общего понимания экономики бизнеса P&L позволяет увидеть, где конкретно произошел сбой — слишком низкие продажи, слишком высокая себестоимость или чрезмерно высокие накладные затраты и так далее.
Когда находим и успешно решаем ключевую проблему, то ситуация улучшается.
P&L — проводник в мир добавленной стоимости, которую создает или не создает компания.
Cash Flow
Это любимый отчет инвесторов, потому что он наиболее честный и непредвзятый по сравнению с предыдущими отчетами. Он скромно говорит, откуда пришли и куда ушли деньги и поможет понять, почему остатки на счетах такие, как они есть.
Если Cash Flow составлен непрямым методом, то он расскажет, как прибыль конвертируется в операционный денежный поток и в какой точке пути созданная ценность теряется. В нем будут видны суммы инвестиций и вложений в основные фонды и то, сколько денег мы взяли взаймы или вернули по кредитам.
Его нужно читать и понимать, чтобы иметь базу для планирования денежного потока в будущем, то есть понимать, на что можно рассчитывать в дальнейшем.
Программы для ведения отчетности
Весь софт для автоматизации учета и подготовки отчетности делится на три группы:
Записные книжки
Эти программы накапливают и хранят базовую информацию. Здесь видно продажи, расходы, зарплаты, долги дебиторов и задолженность перед кредиторами. В основном информация отображается в виде списков, более продвинутые программы предлагают визуализацию.
У записных книжек простой интерфейс и невысокая цена. Они помогают вести базовые расчеты, данные хранятся в облаке. Все чаще встречается интеграция с системами Клиент — Банк.
К этим программам относятся:
Home Finance, MoneyWiz, Zoho Books, Xero, QuickBooks (облачная версия), Финолог, ПланФакт.
ERP-системы
ERP — это системы, которые сводят все ресурсы компании (человеческие, материальные, финансовые) в одну базу и помогают повысить эффективность их использования.
ERP интегрируют информацию из разных отделов, стандартизируют процессы и позволяют анализировать финансовые и операционные показатели, в частности — себестоимость.
К этим программам относятся:
1С, ІТ-Enterprise, SAP, Oracle. У SAP есть компактное решение для малого и среднего бизнеса – SAP Business One.
Нормативное программное обеспечение
Такое ПО выполняет строго определенную функцию, чаще всего ту, что требуется по законодательству. Например — подача налоговой отчетности.
К этим программам относятся:
M.E.Doc, «Кнопка», iFin, «Мое Дело», Taxer.
Важно помнить, что любое ПО не является универсальным. Выбирайте программу, исходя из целей компании, уровня бюджета и готовности менять процессы внутри компании.
Почему не все предприниматели составляют отчеты
Отчетность — один из основных языков бизнеса. Но даже если предприятие составляет финансовые отчеты, собственник может думать, что в них могут и должны разбираться только бухгалтеры. Это результат не только нашего менталитета, но и локальных бизнес-практик.
Даже в США, по результатам некоторых тестов, финансовая грамотность среди менеджеров составляет порядка 38% — это крайне низкий показатель.
Сегодня нужно использовать максимум информации, чтобы повысить качество управленческих решений. С виду сложные и запутанные, отчеты на самом деле упрощают работу и делают бизнес прозрачнее и проще.
