"90% людей не знают специфики работы с Excel"

Евгений Довженко помогал автоматизировать бизнес-задачи в компании Henkel. Также работал с Microsoft, OLX, Credit Agricole, Socar, WOG.

С Евгением мы встретились в кофейне и обсудили функциональность Excel. Узнали, как анализ данных, автоматизация работы и формулы Excel могут повлиять на рост бизнеса. 

О себе

Я — тренер, который обучает людей аналитике и несет в массы умение работать с данными.

В Henkel Украина я сперва работал в продажах. Какое-то время занимал позицию управляющего отделом по работе с ключевыми клиентами. Моя группа отвечала за работу с METRO и другими большими розничными сетями.

Также в этой компании я руководил отделом аналитики и поддержки продаж.

Аналитика данных у меня в крови. По образованию я физик-ядерщик, начинал работать в институте ядерных исследований, где впервые и столкнулся с обработкой данных.

Я выбрал второе, чтобы через некоторое время вернуться из продаж в свою стихию.

О работе с данными

Работа с данными — это возможность структурировать информацию, прописать алгоритмы, организовать данные, представить цифры в доступном виде. Это процесс создания известного из неизвестного.

Невозможно делать основательные выводы исключительно на основании массива данных.

С данными работает множество сотрудников: торговые представители, продажники, отделы маркетинга, логистики.

Я обучаю людей не просто инструментам Excel, а эффективному подходу к работе с бизнес-данными с помощью этих инструментов.

Чем важна работа с данными?

мы работаем с данными, чтобы принимать правильные бизнес-решения

анализируем предыдущие результаты работы и делаем выводы, что стоит улучшить

 

Моя миссия состоит в том, чтобы человек научился анализировать, работать с данными, делать выводы и помогать бизнесу развиваться.

Чем полезен Excel:

автоматизация работы

уменьшение количества рутинных задач — возможность не копировать, а сохранять и экономить свое рабочее время

 

повышение эффективности

понимание своих результатов и работы компании в целом

 

аналитические выводы и принятие правильных решений

отчеты, репортинг перед руководством в удобной, доступной форме

 

Более 90% людей не знают специфики работы с Excel. Они считают, что владеют инструментами, но на деле это не так.

Магия Excel в том, что буквально двумя-тремя кликами можно развернуть данные, проанализировать их и принять правильное бизнес-решение.

Excel — это, в первую очередь, электронные таблицы. Другими словами, работа с формулами – это основа. Умея работать с формулами, вы автоматизируете свою работу. Вы тратите один раз время на конструирование формулы, дальше она работает, и вы экономите массу своего времени.

Работа с Excel на конкретных примерах: инструменты

Например, мы подключились к сайту курса валют. Нам нужно, чтобы курс валют на сайте менялся автоматически, а в рабочих листах Excel отображался актуальный курс.

Есть инструмент, который позволяет из Excel подключаться к внешним источникам данных и автоматически транслировать эти данные в отчеты, сводные таблицы Excel etc. Таким образом обеспечивать их автоматическое обновление.

Данные не всегда бывают в подходящем для работы виде. Excel с помощью специальной формулы может, например, заменить точку на запятую. В итоге мы получаем формат, с которым можно дальше работать.

Выпадающие списки. У нас есть отчет, подключенный к базе данных предприятия. 

С помощью выпадающих списков вы можете отбирать для визуализации в отчете нужные срезы: регионы, товары, периоды etc.

С помощью инструментов условного форматирования мы можем, к примеру, визуализировать падение продаж, недовыполнение плана etc.

Как создавать зависимые выпадающие списки? Например, есть два списка: категорий товаров и непосредственно товаров.

Нужно сделать так, чтобы при выборе конкретной категории во втором списке появлялись только соответствующие товары. Excel позволяет это сделать, но далеко не все знают, как именно.

Как вставить после каждой строки по одной-, две-, три и более пустые строки? С помощью стандартных инструментов Excel это сделать невозможно, но можно этого достичь, используя определенные хитрости.

Выстраивая диаграммы Excel, можно визуально оценить целостную картину работы.

Инструменты, полезные для бизнеса — те, которые помогают решать оптимизационные задачи. Например, по какой цене следует продавать товар, чтобы прибыль была максимальной?

Благодаря инструментам анализа данных Exсel вы получите ответы на такие вопросы и сможете настроить бизнес.

Три важных инструмента Exсel, применяемых для повышения прибыли:

диспетчер сценариев

подбор параметров

 

таблица данных

Пять бизнес-инструментов для анализа данных:

умение работать с формулами

сводные таблицы

 

визуальный анализ, диаграммы

условное форматирование

 

проверка данных

Пример:

Компания планирует провести акцию и сделать на товар скидку 50%. Цель акции — получить дополнительную прибыль. Делаем расчеты акции в Excel и получаем не прибыль, а убыток.

Как получить хотя бы нулевую прибыль? Инструмент «подбор параметров» поможет определить, какую максимальную скидку можно сделать, чтобы прибыль была нулевой.

Exсel — это не так сложно, как многие думают. С этой программой нужно попробовать работать и извлекать с ее помощью максимальную пользу для бизнеса.

Excel — это доступный бизнес-инструмент для работы с данными. Он позволяет обработать данные, представить их в нужном виде и сделать на их основании аналитические выводы.

Функции Exсel:

создание отчетов — представление данных в нужном виде

анализ "на лету"

 

бизнес-прогнозирование

оптимизационные задачи

 

визуализация данных

работа с внешними источниками данных

 

Чтобы автоматизировать бизнес-задачи, нужно просто открыть Exсel и ввести определенную формулу. Мы тратим время на ее создание один раз, а впоследствии она здорово упрощает работу.

Зная, как строится формула, это может сделать любой человек.

На своем курсе я расскажу о системном подходе к анализу данных и «на пальцах» объясняю, как работают формулы Excel.